Документи особової справи зберігають 75 років після звільнення працівника (відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).
Завершення особової справи звільненого працівника у поточному діловодстві
Після звільнення працівника до його особової справи долучають копію наказу про звільнення. До внутрішнього опису документів особової справи, який оформлюється ще на стадії її первинного формування, вносять необхідні відомості, оформлюють підсумковий запис про кількість документів, вміщених до особової справи. Підсумковий запис засвідчується підписом відповідальної особи із зазначенням дати.
Зберігання особової справи звільненого працівника у поточному діловодстві
Особові справи звільнених працівників зберігають у кадровій службі протягом двох років після звільнення, після чого передають до архівного підрозділу (архіву) організації (п. 1 гл. 4 розділу VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях , затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).
Радимо за можливості зберігати особові справи працюючих і звільнених в різних сейфах (шафах). Утім, якщо штатна чисельність працівників незначна і кількість особових справ звільнених працівників невелика, для зберігання особових справ звільнених може бути виділено окрему полицю у шафі, де зберігаються особові справи працюючих
Формування зведеної особової справи звільнених в одному році для передання до архівного підрозділу організації
Справи з особового складу через два роки після закінчення їх у діловодстві мають бути передані до архіву (архівного підрозділу) організації в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування (п. 1 гл. 4 розділу VI Правил № 1000/5).
Відлік дворічного терміну починається з 1 січня року, наступного за роком завершення справи у діловодстві.
При підготовці особових справ звільнених до архівного зберігання проводиться експертиза цінності документів за участі працівників кадрової служби, членів експертної комісії організації.
Під час експертизи цінності з особових справ вилучають документи, які не повинні були формуватися в особову справу, зокрема, копії наказів про надання відпусток чи накладання дисциплінарних стягнень, пояснювальні записки, довідки-виклики навчальних закладів тощо. Крім того, вилучають металеві скріплення (скріпки, булавки тощо).
Після завершення експертизи цінності усі особові справи працівників, звільнених в одному році, групуються (тобто підшиваються) в окрему зведену справу.
Всередині зведеної справи особові справи розміщують за алфавітом, при цьому рекомендуємо відокремлювати їх одну від одної аркушем паперу. На цьому додатковому аркуші доцільно зазначити прізвище, ім’я, по батькові працівника, документи якого долучені до зведеної справи. Додатковий аркуш також нумерують.
Заголовок зведеної справи зазначають на її обкладинці, наприклад так: «Особові справи працівників ТОВ «Усе буде добре», звільнених у 2015 році».
Особові справи, для яких встановлено строк зберігання 75 років, належать до категорії справ тривалого зберігання. Ураховуючи, що згідно з пунктом 2 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5 за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не має перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки), з особових справ звільнених в одному році працівників може бути сформовано не одну, а декілька зведених справ. У цьому разі заголовки справ формулюють, наприклад, так: «Особові справи працівників ТОВ «Усе буде добре», звільнених у 2015 році (літери «А» – «К»)», «Особові справи працівників ТОВ «Усе буде добре», звільнених у 2015 році (літери «М» – «Я»)». Очевидно, що у першому випадку до зведеної справи вміщено особові справи працівників, прізвища яких починаються з літер від А до К (Авраменко, Борисенко, Кучеренко…), у другому — від М до Я (Максименко, Назарчук, ... Юхименко, Ярема).
Після формування зведеної справи аркуші документів, вміщених до неї, необхідно пронумерувати у валовому порядку, починаючи з одиниці.
Після нумерації сторінок зведеної справи складають її внутрішній опис, де зазначають прізвища працівників, особові справи яких уміщено до зведеної справи, і відповідні номери сторінок документів у зведеній справі.
Аркуші внутрішнього опису нумерують окремо від документів зведеної справи, також у валовому порядку, починаючи з одиниці.
Наприкінці зведеної справи вміщують сторінку із засвідчувальним написом справи. У ньому зазначають кількість аркушів, підшитих до справи, й окремо — кількість аркушів внутрішнього опису.
Відповідно до пункту 8 глави 2 розділу VI Правил № 1000/5 оправлення справ здійснюється з метою збереження їх фізичного стану. Документи, що містяться у справі, підшивають на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Особові справи оправляють у тверду обкладинку з картону. При цьому металеві скріплення (скріпки, шпильки) вилучаються з документів.
Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.
У разі наявності у справі незатребуваних особистих документів (трудових книжок, посвідчень, дипломів, атестатів, свідоцтв тощо), ці документи вкладаються в конверт, який підшивається до справи. Якщо таких документів значна кількість, вони вилучаються зі справи і на них укладається окремий опис.
Для виготовлення обкладинки зведеної справи використовують безкислотний картон із щільністю від 310 до 420 г/кв. м та товщиною 1,2, 1,5, 1,75 мм (чим товща справа, тим більшою має бути товщина картону).
Кожну зведену справу з особового складу приймає працівник архівного підрозділу за описом справ з кадрових питань в присутності працівника кадрової служби, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або тієї справи. Наприкінці кожного примірника опису справ слід зазначити фактичну кількість справ, переданих до архівного підрозділу (цифрами та літерами), номери справ, що відсутні, дату приймання-передання справ. Особи, що здавали та приймали справи, мають засвідчити примірники опису справ з особового складу особистими підписами.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
