Складаємо зведений наказ замість декількох індивідуальних

Ділові будні насичені подіями. Хтось збирається у відрядження, когось підвищили, а декому не завадить відпустка. Скільки працівників, стільки ж наказів? Аж ніяк. Складайте зведені накази

Кадрові накази (щодо прийняття, звільнення, переведення, надання відпусток, направлення у відрядження тощо) поділяють на індивідуальні та зведені. Індивідуальні стосуються одного працівника, зведені — кількох.

Тобто одним наказом можна прийняти на роботу Іваненка, перевести на іншу посаду Петренка, звільнити Зайченка, а Ковалевській надати відпустку для догляду за дитиною.

Однак, не всі кадрові рішення можна звести докупи в одному наказі.

Сумісні й несумісні рішення

Кадрові накази мають різні строки зберігання — 75 років (тривалий) або 5 років (тимчасовий). Звести в один документ можна лише накази з однаковим строком зберігання.

Тривалий строк зберігання (75 років) мають накази про:

  • прийняття на роботу (призначення на посаду);
  • звільнення з роботи;
  • переведення на іншу роботу (переміщення за посадою);
  • сумісництво;
  • суміщення;
  • атестацію, підвищення кваліфікації, стажування;
  • щорічну оцінку держслужбовців, продовження строку перебування на державній службі;
  • допуск до державної таємниці;
  • присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду);
  • зміну біографічних даних;
  • нарахування доплат, надбавок, матеріальної допомоги;
  • заохочення (нагородження, преміювання);
  • надання відпусток
    – без збереження зарплати;
    – за роботу в небезпечних, шкідливих, важких умовах;
    – для догляду за дитиною;
  • довгострокові відрядження в межах України та за кордон;
  • направлення у відрядження для виконання небезпечних, шкідливих і важких робіт.

Тимчасовий строк зберігання (5 років) мають накази про:

Увага!

Одним наказом можна надати щорічну відпустку Іваненку і відпустку у зв’язку з навчанням Петренку. Однак, щоб надати відпустку для догляду за дитиною ще одній працівниці, доведеться видавати окремий наказ, адже цю інформацію зберігаємо 75 років.

Зведені накази оформляють з урахуванням вимог Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003).

Заголовок зведеного наказу

В індивідуальних наказах заголовок чітко та стисло відбиває зміст документа:

Про прийняття Куліша В. С.

Про звільнення Хмари О. О.

Про надання щорічної основної відпустки Маковій Г. О.

 У заголовку зведеного наказу зазвичай неможливо перелічити всіх осіб, яких він стосується. Адже обсяг заголовка не має перевищувати 5 рядків. Тому заголовки зведених наказів формулюють узагальнено:

З кадрових питань тривалого строку зберігання

З кадрових питань тимчасового строку зберігання

Утім, якщо можливо, в заголовку зведеного наказу варто зазначити прізвища або назви підрозділів:

Про прийняття на роботу Доброго Т. Р.,

Петренка О. Л., Юхимчука В. Д.

Про прийняття на роботу Тихенької В. С.,

звільнення Нероби Т. Р.

Про надання відпусток фахівцям

та робітникам цеху № 2

і центральної заводської лабораторії

Про направлення у відрядження

працівників планово-економічного

та юридичного відділів

Текст зведеного наказу

Розпорядчу частину зведених наказів поділяють на пункти та підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Інформацію подають у такій послідовності: прийняття, переведення (інші кадрові рішення щодо працівників), звільнення.

Кожен пункт — це назва дії, яку друкують великими літерами, з двокрапкою наприкінці:

1. ПРИЙНЯТИ:

2. ПЕРЕВЕСТИ:

3. ЗВІЛЬНИТИ:

Підпункт у межах пункту починають із прізвища, імені та по батькові працівника, якого стосується рішення. Прізвище друкують великими літерами. Ім’я та по батькові — без скорочень, звичайним шрифтом, з великої літери. Якщо осіб кілька, прізвища подають за алфавітом:

2. НАГОРОДИТИ:

1) Бузька Петра Степановича…

2) Волошко Галину Іванівну…

3) Горобця Василя Петровича…

Після повного імені зазначають посаду (поточну, на яку приймають (переводять) або з якої звільняють) і структурний підрозділ. Відтак конкретизують управлінську дію:

НАДАТИ:

ПЧІЛЦІ Олені Петрівні, документознавцю 1 категорії відділу діловодного забезпечення, відпустку без збереження заробітної плати на 5 днів з 15 березня 2017 року за сімейними обставинами.

 У кінці кожного пункту (підпункту) вказують підставу для видання наказу:

Підстава: заява Пчілки О. П. від 13.03.2017 № 25.

 Підставою для прийняття на роботу є заява працівника, трудовий договір (контракт), в інших випадках — довідки, подання, пояснювальні та доповідні записки, рішення кваліфікаційних та атестаційних комісій тощо.

Пункт про призначення обов’язково має містити повну дату (число, місяць, рік) фактичного виходу на роботу, розміри посадового окладу (відповідно до штатного розпису), надбавок та доплат. Пункт про звільнення — повну дату припинення трудових відносин.

Зразок оформлення зведеного наказу
скачати

Складаємо зведений наказ замість декількох

Обов’язково ознайомлюйте з кадровими наказами працівників, яких вони стосуються:

  • під підпис;
  • із зазначенням дати ознайомлення.

На індивідуальному наказі можна оформити відмітку про ознайомлення. До зведеного додають аркуш ознайомлення. Кожен працівник має проставити особистий підпис і дату ознайомлення.

Зразок аркуша ознайомлення
скачати

Складаємо зведений наказ замість декількох

При оформленні зведеного наказу не забувайте й про такі його обов’язкові реквізити, як назва підприємства, назва виду документа (наказ, розпорядження), дата, місце складання, реєстраційний індекс, підпис особи, уповноваженої підписувати накази з кадрових питань.

Накази, складені не за типовими формами, мають містити всі показники, передбачені типовими формами № П-1 (прийняття на роботу), № П-3 (надання відпустки), № П-4 (припинення трудового договору).

Олександр Денисенко,
заступник директора департаменту — начальник відділу нормативно-методичного забезпечення діловодства та розвитку інформаційних технологій департаменту діловодства, формування, зберігання та обліку документів Національного архівного фонду Державної архівної служби України


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"

зміст

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на вебінар «10 кейсів з військового обліку, на які не знайдете відповідь у законодавстві», який відбудеться 7 березня. Спікер — юрист, сертифікований експерт з військового обліку Юлія Видиборець. У програмі — обов’язки відповідального за ведення військового обліку, оповіщення про виклик до ТЦК працівників, які відсутні через відрядження, відпустку, хворобу, призупинення трудового договору. Також відповіді на важливі питання: як вести списки персонального військового обліку: сумісники, працівники, яким виповнилося 27 років, працівники, які відмовляються надати інформацію, як роботодавцям реагувати на вимоги ТЦК та СП, який документ підтверджує, що працівник був у ТЦК, чи вимагати його від працівника.

Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

10 кейсів з військового обліку, на які не знайдете відповідь у законодавстві

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді