Кадрові накази (щодо прийняття, звільнення, переведення, надання відпусток, направлення у відрядження тощо) поділяють на індивідуальні та зведені. Індивідуальні стосуються одного працівника, зведені — кількох.
Тобто одним наказом можна прийняти на роботу Іваненка, перевести на іншу посаду Петренка, звільнити Зайченка, а Ковалевській надати відпустку для догляду за дитиною.
Однак, не всі кадрові рішення можна звести докупи в одному наказі.
Сумісні й несумісні рішення
Кадрові накази мають різні строки зберігання — 75 років (тривалий) або 5 років (тимчасовий). Звести в один документ можна лише накази з однаковим строком зберігання.
Тривалий строк зберігання (75 років) мають накази про:
- прийняття на роботу (призначення на посаду);
- звільнення з роботи;
- переведення на іншу роботу (переміщення за посадою);
- сумісництво;
- суміщення;
- атестацію, підвищення кваліфікації, стажування;
- щорічну оцінку держслужбовців, продовження строку перебування на державній службі;
- допуск до державної таємниці;
- присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду);
- зміну біографічних даних;
- нарахування доплат, надбавок, матеріальної допомоги;
- заохочення (нагородження, преміювання);
- надання відпусток —
– без збереження зарплати;
– за роботу в небезпечних, шкідливих, важких умовах;
– для догляду за дитиною; - довгострокові відрядження в межах України та за кордон;
- направлення у відрядження для виконання небезпечних, шкідливих і важких робіт.
Тимчасовий строк зберігання (5 років) мають накази про:
- надання щорічних оплачуваних відпусток;
- надання відпусток у зв’язку з навчанням;
- короткострокові відрядження в межах України та за кордон;
- стягнення.
Зведені накази оформляють з урахуванням вимог Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003).
Заголовок зведеного наказу
В індивідуальних наказах заголовок чітко та стисло відбиває зміст документа:
У заголовку зведеного наказу зазвичай неможливо перелічити всіх осіб, яких він стосується. Адже обсяг заголовка не має перевищувати 5 рядків. Тому заголовки зведених наказів формулюють узагальнено:
Утім, якщо можливо, в заголовку зведеного наказу варто зазначити прізвища або назви підрозділів:
Текст зведеного наказу
Розпорядчу частину зведених наказів поділяють на пункти та підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Інформацію подають у такій послідовності: прийняття, переведення (інші кадрові рішення щодо працівників), звільнення.
Кожен пункт — це назва дії, яку друкують великими літерами, з двокрапкою наприкінці:
Підпункт у межах пункту починають із прізвища, імені та по батькові працівника, якого стосується рішення. Прізвище друкують великими літерами. Ім’я та по батькові — без скорочень, звичайним шрифтом, з великої літери. Якщо осіб кілька, прізвища подають за алфавітом:
Після повного імені зазначають посаду (поточну, на яку приймають (переводять) або з якої звільняють) і структурний підрозділ. Відтак конкретизують управлінську дію:
У кінці кожного пункту (підпункту) вказують підставу для видання наказу:
Підставою для прийняття на роботу є заява працівника, трудовий договір (контракт), в інших випадках — довідки, подання, пояснювальні та доповідні записки, рішення кваліфікаційних та атестаційних комісій тощо.
Пункт про призначення обов’язково має містити повну дату (число, місяць, рік) фактичного виходу на роботу, розміри посадового окладу (відповідно до штатного розпису), надбавок та доплат. Пункт про звільнення — повну дату припинення трудових відносин.
Зразок оформлення зведеного наказу
скачати
Обов’язково ознайомлюйте з кадровими наказами працівників, яких вони стосуються:
- під підпис;
- із зазначенням дати ознайомлення.
На індивідуальному наказі можна оформити відмітку про ознайомлення. До зведеного додають аркуш ознайомлення. Кожен працівник має проставити особистий підпис і дату ознайомлення.
Зразок аркуша ознайомлення
скачати
При оформленні зведеного наказу не забувайте й про такі його обов’язкові реквізити, як назва підприємства, назва виду документа (наказ, розпорядження), дата, місце складання, реєстраційний індекс, підпис особи, уповноваженої підписувати накази з кадрових питань.
Накази, складені не за типовими формами, мають містити всі показники, передбачені типовими формами № П-1 (прийняття на роботу), № П-3 (надання відпустки), № П-4 (припинення трудового договору).
Олександр Денисенко,
заступник директора департаменту — начальник відділу нормативно-методичного забезпечення діловодства та розвитку інформаційних технологій департаменту діловодства, формування, зберігання та обліку документів Національного архівного фонду Державної архівної служби України
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
