Роботодавець планує детальніше описати завдання і обов’язки певної категорії персоналу або змінити посадову інструкцію на робочу. Чи потрібен у такому випадку наказ про зміни, та як правильно його сформулювати?
Розробка, затвердження посадових і робочих інструкцій, а також внесення змін до них регламентують, насамперед, Загальні положення Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336).
До посадових інструкцій можна внести зміни, доповнення лише на підставі наказу керівника підприємства, установи, організації (далі — організація) за згодою працівника (абз. 7 п. 6 Загальних положень Випуску 1 ДКХП). Наказ про внесення змін до посадової інструкції видають в разі перерозподілу обов’язків між працівниками у зв’язку зі скороченням чисельності, раціональним розподілом праці. У разі зміни назви організації, їх структурного підрозділу або посади до посадових інструкцій вносяться відповідні зміни.
Визначте, кому доцільно доручити табельний облік, адаптуйте форму табеля під потреби підприємства, заповніть табель без помилок, навіть якщо працівники працюють за режимом, відмінним від звичайного, та правильно оберіть позначки для неявок
Якщо йдеться лише про уточнення завдань та обов’язків, деталізацію узагальнених завдань, при цьому самі завдання та обов’язки не змінюються, до видання наказу отримайте згоду працівника. Наприклад, кадрова служба надає працівнику письмове повідомлення про майбутні зміни (уточнення) в посадовій інструкції. Наприклад, для приведення у відповідність із нормативними актами з кадрового діловодства назву документа «Посадова інструкція» буде змінено на «Робоча інструкція». До повідомлення додають проект нової інструкції. Повідомлення готують в двох примірниках, один з яких надають працівнику, а другий залишають в кадровій службі.
На примірнику кадрової служби працівник після ознайомлення з проектом майбутньої інструкції фіксує свою згоду на внесення змін.
Увага!
Проект робочої інструкції, зокрема, зміни до неї необхідно погодити з виборним органом профспілкової організації або з іншим уповноваженим на представництво органом трудового колективу, наприклад, радою трудового колективу (абз. 6 п. 6 Загальних положень Випуску 1 ДКХП).
Після отримання згоди від працівника керівник організації видає наказ про затвердження нової робочої інструкції. Наказ належить до групи наказів з основної діяльності. При цьому згоду працівника вказують як підставу для видання наказу.
Якщо ж у результаті запланованих змін змінюєте обов’язки і завдання працівника змінюватимуться, кадрова служба має дотримати процедури проведення зміни істотних умов праці і в мирний час вводити в дію нову інструкцію необхідно з урахуванням вимог частин третьої та четвертої статті 32 КЗпП з попередженням працівника про такі зміни за два місяці.
У період дії воєнного стану роботодавець повідомляє про зміну істотних умов праці, передбачених частиною третьою статті 32 КЗпП, не пізніш як до запровадження таких умов (ч. 2 ст. 3 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX).
