Надання відпустки і надання матеріальної допомоги на оздоровлення слід документувати різними наказами чи можна оформити одним? Чи потребує виправлення ситуація, коли накази про відпустку містять також інформацію про надання матеріальної допомоги? Відповідаймо на ці та інші запитання.
Рішення про надання щорічної відпустки і про надання матеріальної допомоги оформлюють наказами роботодавця. Інформація, що міститься у цих наказах, має різну соціальну значущість. Тому Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік), для цих підвидів наказів встановлено різні строки зберігання.
Так, статтею 16-б Переліку для наказів про надання матеріальної допомоги визначено строк зберігання 75 років. А для наказів про надання щорічних відпусток у примітці до цієї ж статті встановлено п’ятирічний строк зберігання.
За правилами діловодства не дозволяється зводити в одному розпорядчому документі управлінські рішення, інформація про які має різні строки зберігання.
Виходячи із зазначеного, оформлення наказів роботодавця про надання працівникам щорічних відпусток та про надання матеріальної допомоги, їх реєстрацію, формування у справи слід проводити окремо.
Типовою формою № П-3 «Наказ про надання відпустки», затвердженою наказом Держкомстату України від 05.12.2008 № 489, передбачено місце для відмітки про надання матеріальної допомоги. Як відомо, накази, що оформлюють за формами, відмінними від типових, мають містити усі реквізити (показники), передбачені відповідною типовою формою.
Отже, при оформленні наказу про надання відпустки (як за формою П-3, так і за формою, відмінною від типової) може бути зроблено відмітку про надання матеріальної допомоги на оздоровлення (у т. ч. з метою полегшення інформаційно-довідкової роботи щодо надання матеріальної допомоги). Сам наказ про надання матеріальної допомоги оформлюють окремо.
Відпустка і надання матдопомоги на оздоровлення в одному наказі: виправляємо помилку
Якщо протягом діловодного року з якихось причин надання відпустки і матеріальної допомоги документовано одним наказом, такий наказ після завершення діловодного року варто перемістити до справи з кадровими наказами тривалого строку зберігання і розмістити його у справі за хронологією його видання.
При цьому в графі «Примітки» журналу реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання (де вочевидь зареєстровано наказ про відпустку з наданням матеріальної допомоги) слід зробити відповідну позначку про те, де надалі зберігатиметься документ. Безумовно, інформацію про долучення наказу про надання матеріальної допомоги до справи з наказами тривалого строку зберігання слід зафіксувати і в журналі реєстрації таких наказів, і за можливості відобразити у підсумковому записі, який робиться по завершенні діловодного року.
Якщо всі накази про надання щорічних відпусток містять інформацію про надання матеріальної допомоги на оздоровлення, доцільно встановити для такої справи новий строк зберігання 75 років, зазначивши відповідну інформацію в номенклатурі справ, розробленій на той рік, коли формувалася справа і видавалися накази про відпустки.
Особливості формування справ, що містять накази роботодавця з кадрових питань, слід обов’язково відобразити у передмові до опису справ з кадрових питань. Зокрема, у передмові зазначають, коли проведено переміщення до раніше сформованої справи з наказами з кадрових питань тривалого зберігання наказів про надання матеріальної допомоги, які формувалися в іншій справі тимчасового зберігання, і у зв’язку з цим порушена валова нумерація наказів.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
