З 1 січня 2020 року скорочують майже 14 тис працівників РДА. Журнал «Кадровик-01» та експертно-правова система «Експертус Кадри» підготували алгоритм скорочення, щоб допомогти службі управління персоналом РДА.
Перші дії
1. Насамперед, отримайте розпорядження голови облдержадміністрації про граничну чисельність районних державних адміністрацій, у т. ч. апарату адміністрацій.
2. До 01.10.2019 в межах граничної чисельності райдержадміністрації розпорядженням голови райдержадміністрації затвердьте структуру та граничну чисельність структурних підрозділів адміністрації та доручіть керівникам структурних підрозділів підготувати та подати на затвердження штатні розписи підпорядкованих підрозділів. Розробіть проєкт штатного розпису апарату адміністрації, який погодьте в ОДА.
Підстава для припинення державної служби — скорочення чисельності або штату державних службовців (п. 1 ч. 1 ст. 87 Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII; далі ― Закон № 889). В цьому випадку йдеться про припинення державної служби за ініціативою суб’єкта призначення. Процедуру вивільнення держслужбовців визначає законодавство про працю. Так скеровує частина 3 статті 87 Закону № 889.
Алгоритм дій служби управління персоналом РДА
1. З’ясуйте чи є серед працівників особи щодо яких встановлено обмеження на звільнення
У разі звільнення працівників за пунктом 1 статті 40 КЗпП, а відтак і за пунктом 1 частини 1 статті 87 Закону № 889, діють певні обмеження на звільнення працівників окремих категорій: вагітних, жінок, які мають дітей віком до 3 років, одиноких матерів, одиноких батьків та ін.
2. Врахуйте переважне право на залишення на роботі
При скороченні чисельності чи штату працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці переважне право на залишення на роботі надається працівникам з більш високою кваліфікацією і продуктивністю праці (ч. 1 ст. 42 КЗпП).
За рівних умов продуктивності праці і кваліфікації перевага в залишенні на роботі надається працівникам, зазначеним у частині другій статті 42 КЗпП.
Переважне право на залишення на роботі мають і деякі інші категорії працівників, окрім зазначених у статті 42 КЗпП.
Оскільки на сьогодні не існує законодавчо визначених критеріїв для оцінки продуктивності праці, керівник державної служби державного органу керується суб’єктивною думкою, що склалась про працівника за час його роботи в організації. Тому не варто доручати виконання такої роботи одній особі, яку незадоволений рішенням працівник може звинуватити в необ’єктивності або, що ще гірше, в упередженості. Для вирішення питання щодо переважного права на залишення на роботі працівників доцільно створювати комісію. До її складу можуть входити представники роботодавця, профспілки або іншого представницького органу працівників (наприклад, Ради трудового колективу).
З метою забезпечення оперативної роботи комісії та прийняття нею обґрунтованого рішення служби управління персоналом (далі — СУП) може підготувати інформаційні матеріали (довідки — наприклад, про наявність вакансій, порівняльні таблиці тощо), якими потрібно забезпечити кожного члена комісії, а також принести на засідання особові справи працівників, щоб за необхідності уточнити дані.
Як готувати інформаційні матеріали, залежить тільки від того, який спосіб виявиться зручнішим для роботи. Наприклад, порівняльні таблиці доцільно складати, групуючи працівників за посадами, що підлягають скороченню.
3. Підготуйте наказ про попередження про заплановане вивільнення
Комісія вирішує питання колегіально, оформлюючи своє рішення протоколом.
Після прийняття рішення комісією з визначення осіб, що мають переважне право на залишення на роботі або щодо яких встановлено обмеження на звільнення, керівник державної служби видає наказ про попередження про заплановане звільнення.
4. Попередьте працівників про наступне вивільнення. Запропонуйте переведення на іншу роботу
Роботодавець зобов’язаний персонально попередити працівників про наступне вивільнення не пізніше ніж за два місяці (ст. 49-2 КЗпП). При цьому прямою вимогою є персональне повідомлення.
Скористайтеся зразком від експертів журналу «Кадровик-01» та системи «Експертус Кадри».
Факт отримання повідомлення працівник має засвідчити підписом на другому примірнику повідомлення, що зберігатиметься у СУП РДА, із зазначенням дати вручення повідомлення, що убезпечить від конфлікту з приводу як самого факту попередження про наступне вивільнення, так і дати вручення та змісту повідомлення.
З наступного після попередження дня починається перебіг двомісячного строку, встановленого статтею 49-2 КЗпП.
Роботодавець зобов’язаний одночасно з попередженням про вивільнення запропонувати працівнику іншу роботу на підприємстві — звісно, якщо така робота є (ч. 3 ст. 49-2 КЗпП). За наявності роботи до тексту повідомлення включіть, і пропозицію про переведення на іншу роботу.
Якщо на момент направлення повідомлення роботодавець не може запропонувати іншу роботу, необхідно зазначити у повідомленні, що звільнення обумовлено неможливістю переведення працівника на іншу роботу у зв’язку з її відсутністю.
5. Повідомте державну службу зайнятості про заплановане масове вивільнення працівників
Роботодавці зобов’язані своєчасно та в повному обсязі у порядку, затвердженому центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері зайнятості населення та трудової міграції, подавати територіальним органам центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері зайнятості населення та трудової міграції, інформацію про заплановане масове вивільнення працівників у зв'язку із змінами в організації виробництва і праці, у т. ч. ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням організацій, скороченням чисельності або штату працівників організації незалежно від форми власності, виду діяльності та господарювання за два місяці до вивільнення (п. 3 ст. 50 Закону України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 № 5067-VI; далі — Закон № 5067).
Форму звітності № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці» та Порядок її подання затверджені наказом Мінсоцполітики від 31.05.2013 № 317.
Звіт за формою № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці» подається організацією не пізніше ніж за два місяці до вивільнення працівників до територіального органу Державної служби зайнятості України у містах Києві та Севастополі, районі, місті, районі у місті за місцем реєстрації як платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (п. 3 Порядку подання форми звітності № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці»).
6. Отримати згоду виборного органу профспілки на звільнення працівників РДА
Якщо вакантні посади відсутні або працівник відмовляється від переведення, роботодавець має право звільнити його після отримання попередньої згоди виборного органу профспілки (профспілкового представника), членом якої є працівник (ч. 1 ст. 43 КЗпП).
Керівник державної служби направляє профспілці обґрунтоване письмове подання про розірвання трудового договору з працівником (державними службовцями).
Профспілка має розглянути подання у 15-денний строк і повідомити про рішення у письмовій формі в триденний строк після його прийняття. У разі пропуску цього строку вважається, що виборний орган профспілки (профспілковий представник) дав згоду на розірвання трудового договору (припинення державної служби).
Рішення про відмову в наданні згоди на розірвання трудового договору повинно бути обґрунтованим. У разі якщо в рішенні немає такого обґрунтування, керівник державної служби має право звільнити працівника без згоди виборного органу профспілки (профспілкового представника).
7. Оформити наказ про звільнення працівників (державних службовців)
Готуючи проєкт наказу про звільнення працівників у зв’язку зі скороченням, пам’ятайте:
- розірванню підлягає як трудовий договір, укладений на невизначений строк, так і строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності (п. 1 ст. 40 КЗпП);
- звільнення допускається, якщо неможливо перевести працівника, за його згодою, на іншу роботу (частина друга ст. 40 КЗпП);
- не допускається звільнення працівника в період його тимчасової непрацездатності, а також у період перебування працівника у відпустці (частина третя ст. 40 КЗпП);
- не допускається звільнення працівників (військовозобов’язаних та резервістів), призваних на збори, під час їх перебування на зборах, включаючи час проїзду до місця їх проведення і назад (ч. 11 ст. 29 Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу» від 25.03.1992 № 2232-ХІІ; далі — Закон № 2232-ХІІ);
- не допускається звільнення працівників, які проходять військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період (ч. 2 ст. 39 Закону № 2232-ХІІ);
- відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року, не провадиться (ст. 22 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР).
Зразок наказу про звільнення у зв’язку зі скороченням
8. Видати працівнику трудову книжку, копію наказу про звільнення, провести розрахунок
У день звільнення працівнику видаються належно оформлені трудова книжка та копія наказу про звільнення, проводиться розрахунок (ст. 47 КЗпП).
При звільненні за скороченням працівнику виплачується вихідна допомога у розмірі не менше середнього місячного заробітку (ст. 44 КЗпП; ч. 4 ст. 87 Закону № 889).
При звільненні працівник розписується про отримання трудової книжки в особовій картці (типова форма № П-2), державні службовці в особовій картці державного службовця, а також у Книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них (ч. 4 п. 7.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58).
9. Завершити особову справу звільненого працівника у поточному діловодстві
Після звільнення державного службовця з державної служби його особову справу залишають у службі управління персоналом і передають до архіву в порядку, визначеному інструкцією з діловодства. У графі 5 Журналу зазначають дату і підставу звільнення (п. 4 розд. ІІІ Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців» від 22.03.2016 № 64).
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
