Розгляньмо цю ситуацію на прикладі надання працівникам відпусток та підписання відповідних наказів.
Відповідно до статті 139 Кодексу законів про працю Україні (КЗпП) працівники зобов’язані працювати чесно і сумлінно, своєчасно і точно виконувати розпорядження роботодавця, додержувати трудової і технологічної дисципліни, вимог нормативних актів про охорону праці, дбайливо ставитися до майна власника, з яким укладено трудовий договір.
Працівник зможе виконувати лише те розпорядження роботодавця, яке доведено до його відома.
Ознайомлення працівників з наказами — право чи обов’язок?
Документування управлінської діяльності, у т. ч. розпорядчих дій роботодавця, відбувається шляхом видання розпорядчих документів (до яких належать накази і розпорядження). Отже, довести розпорядження до відома працівника роботодавець може лише шляхом його ознайомлення з відповідним розпорядчим документом.
Надання відпусток оформлюють наказами (розпорядженнями) роботодавця. Ознайомлення з наказом про надання відпустки під особистий підпис із зазначенням дати ознайомлення передбачено типовою формою № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затвердженою наказом Держкомстату України від 05.12.2008 № 489.
Документальними підставами для надання працівнику щорічної відпустки є графік відпусток і повідомлення про початок відпустки.
Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком відпусток, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну (ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; далі — Закон про відпустки).
Таким чином, усне інформування про дату початку відпустки не дає працівнику права залишити роботу. Працівник може піти у відпустку лише після ознайомлення з наказом про надання відпустки. При цьому вибуття працівника у відпустку без ознайомлення з наказом може бути кваліфіковано як порушення трудової дисципліни.
Ознайомлення з копією наказу — можливе
Як правило, відмітку про ознайомлення оформлюють на оригіналах наказів. Утім, якщо передання оригіналів пов’язане з організаційними труднощами, зокрема до відокремлених структурних підрозділів, філій, на нашу думку, можна ознайомлювати працівників із копіями наказів, виготовленими та засвідченими у встановленому законодавством порядку.
Читайте також: Засвідчення копій документів: кому надається таке право
Організація, яка прийняла рішення про зміну традиційної схеми ознайомлення з наказами, має регламентувати новий порядок ознайомлення у локальному нормативному акті, наприклад, шляхом внесення змін до інструкції з діловодства. За відсутності інструкції з діловодства відповідний порядок можна закріпити наказом з основної діяльності.
У будь-якому разі роботодавець має чітко визначити порядок передання копій до відокремленого структурного підрозділу (пошта, кур’єр тощо), осіб, відповідальних за ознайомлення працівників відокремлених підрозділів з наказами роботодавця, порядок повернення копій наказів з підписами працівників до відділу кадрів, порядок зберігання копій.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
