Як ознайомлювати з наказами працівників структурних підрозділів

Ситуація з практики: підприємство має структурні підрозділи, які розташовані в інших містах ніж відділ кадрів. Як ознайомлювати з наказами працівників структурних підрозділів?

Розгляньмо цю ситуацію на прикладі надання працівникам відпусток та підписання відповідних наказів.

Відповідно до статті 139 Кодексу законів про працю Україні (КЗпП) працівники зобов’язані працювати чесно і сумлінно, своєчасно і точно виконувати розпорядження роботодавця, додержувати трудової і технологічної дисципліни, вимог нормативних актів про охорону праці, дбайливо ставитися до майна власника, з яким укладено трудовий договір.

Працівник зможе виконувати лише те розпорядження роботодавця, яке доведено до його відома.

Увага!

Під додержанням трудової дисципліни слід розуміти виконання працівниками трудового розпорядку, який згідно з частиною першою статті 142 КЗпП визначається на підприємствах, в установах, організаціях (далі — організація) правилами внутрішнього трудового розпорядку (далі — ПВТР), що затверджуються трудовими колективами за поданням роботодавця і виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) на основі типових правил. За допомогою ПВТР, зокрема, визначають робочі та вихідні дні в організації, час початку і закінчення щоденної роботи (зміни при змінному режимі роботи).

Ознайомлення працівників з наказами — право чи обов’язок?

Документування управлінської діяльності, у т. ч. розпорядчих дій роботодавця, відбувається шляхом видання розпорядчих документів (до яких належать накази і розпорядження). Отже, довести розпорядження до відома працівника роботодавець може лише шляхом його ознайомлення з відповідним розпорядчим документом.

Надання відпусток оформлюють наказами (розпорядженнями) роботодавця. Ознайомлення з наказом про надання відпустки під особистий підпис із зазначенням дати ознайомлення передбачено типовою формою № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затвердженою наказом Держкомстату України від 05.12.2008 № 489.

Документальними підставами для надання працівнику щорічної відпустки є графік відпусток і повідомлення про початок відпустки.

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком відпусток, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну (ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; далі — Закон про відпустки).

Увага!

Процедуру погодження керівником заяв про надання щорічних відпусток не передбачено Законом про відпустки.

Таким чином, усне інформування про дату початку відпустки не дає працівнику права залишити роботу. Працівник може піти у відпустку лише після ознайомлення з наказом про надання відпустки. При цьому вибуття працівника у відпустку без ознайомлення з наказом може бути кваліфіковано як порушення трудової дисципліни.

Ознайомлення з копією наказу — можливе

Як правило, відмітку про ознайомлення оформлюють на оригіналах наказів. Утім, якщо передання оригіналів пов’язане з організаційними труднощами, зокрема до відокремлених структурних підрозділів, філій, на нашу думку, можна ознайомлювати працівників із копіями наказів, виготовленими та засвідченими у встановленому законодавством порядку.

Як ознайомлювати з наказами працівників структурних підрозділів Читайте також: Засвідчення копій документів: кому надається таке право

Організація, яка прийняла рішення про зміну традиційної схеми ознайомлення з наказами, має регламентувати новий порядок ознайомлення у локальному нормативному акті, наприклад, шляхом внесення змін до інструкції з діловодства. За відсутності інструкції з діловодства відповідний порядок можна закріпити наказом з основної діяльності.

У будь-якому разі роботодавець має чітко визначити порядок передання копій до відокремленого структурного підрозділу (пошта, кур’єр тощо), осіб, відповідальних за ознайомлення працівників відокремлених підрозділів з наказами роботодавця, порядок повернення копій наказів з підписами працівників до відділу кадрів, порядок зберігання копій.


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"

зміст

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на вебінар «Оплата лікарняних в період воєнного стану», який відбудеться 6 червня. Спікер — керівник експертної групи «Експертус Кадри» Ольга Догадіна. У програмі — скільки може бути е-лікарняних поспіль, як з’ясувати: е-лікарняний первинний чи продовження попереднього, як оформити лікарняний з-за кордону. Також дізнаєтеся як оплачувати лікарняний суміснику, чи оплачувати лікарняний виконавцю робіт за ЦПД та як оплатити е-лікарняний, якщо працівник звільняється.

Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

Оплата лікарняних в період воєнного стану

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді