Ведение личных дел государственных служащих
Формирование личных дел государственных служащих определяет Порядок ведения и хранения личных дел государственных служащих, утвержденный приказом НАГС от 22.03.2016 № 64 (далее — Порядок № 64).
Состав документов личного дела государственного служащего
Порядок № 64 не только определяет перечень документов по личному делу государственного служащего, но и последовательность размещения этих документов по личному делу.
Личное дело для служащих формируют из таких документов и в такой последовательности (п. 2 разд. II Порядка № 64):
- личная карточка государственного служащего установленного образца;
- текст Присяги государственного служащего, скрепленный подписью государственного служащего (для лиц, впервые принятых на государственную службу);
- копия паспорта государственного служащего;
- копия учетной карточки налогоплательщика (кроме физических лиц, которые через свои религиозные убеждения отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте);
- копии документов об образовании, ученая степень, ученое звание;
- копия трудовой книжки (при наличии);
- копия военного билета (в случае наличия);
- копии документов о предоставленных льготах (в случае наличия);
- справка (или ее копия) о результатах проведения специальной проверки (в случае ее проведения) в соответствии с Законом Украины «О предотвращении коррупции» от 14.10.2014 № 1700-VII (далее — Закон № 1700);
- справка (или заверенная в установленном порядке копия) о результатах проведения проверки в соответствии с Законом Украины «Об очищении власти» от 16.09.2014 № 1682-VII;
- заявление о назначении на должность (оформляют собственноручно и подписывают с указанием даты (п. 6 разд. IV Порядка № 64);
- копия акта о назначении на должность;
- выписка из протокола заседания конкурсной комиссии в случае, если назначение осуществляется по результатам конкурса;
- копия акта органа высшего уровня о назначении на должность (в случаях, предусмотренных законодательством);
- согласование соответствующих органов, предусмотренных законодательством для назначения на должности государственных служащих.
Як вести особові картки державних службовців
По времени поступления к личному делу госслужащего необходимо добавлять следующие документы:
- копии актов об изменениях анкетных данных;
- копии документов о повышении уровня профессиональной компетентности;
- биографическая справка (по необходимости);
- материалы оценки результатов служебной деятельности;
- дисциплинарное дело.
Копии документов о предоставлении отпусков, поощрения, награды, почетные звания и другие копии актов прилагаются к личному делу при необходимости. Соответствующую информацию вносит работник службы управления персоналом в лицевую карточку государственного служащего (п. 4 разд. ІІ Порядка № 64).
К личному делу госслужащего не обязательно прилагать такие документы, как:
- заявление о переводе на другую должность в пределах одного государственного органа;
- приказ (распоряжение) о переводе на другую должность;
- приказ, распоряжение, копии указов, распоряжений, постановления о присвоении ранга государственного служащего и поощрение.
Все листы личного дела госслужащего необходимо нумеровать (п. 5 разд. ІІ Порядка № 64). Поскольку в форме описи документов, помещенной в начале личного дела, нужно указание номер начальной страницы каждого документа.
Образец описания документов личного дела госслужащего
Каждое личное дело подшивают в отдельную папку формата А4, на которой указывают фамилию, имя, отчество государственного служащего, порядковый номер личного дела.
Учет личных дел государственных служащих
Систематизация личных дел
- в алфавитном порядке;
- за структурными подразделениями в соответствии со штатным расписанием;
- по порядковым номерам в соответствии с регистрацией в журнале учета личных дел государственных служащих (п. 9 разд. ІІ Порядка № 64).