Повідомлення про прийняття працівника на роботу є важливим документом, який підтверджує факт укладення трудового договору між роботодавцем і працівником. Повідомлення про прийняття на роботу служить для формалізації процесу найму та є важливою складовою кадрового обліку. У цій статті ми розглянемо особливості повідомлення в ДФС про прийняття на роботу, чи потрібно подавати повідомлення про прийняття на роботу по цпх (договори цивільно-правового характеру), яка форма повідомлення про прийняття на роботу, чи передбачено штраф за неподання повідомлення про прийняття на роботу.
Подання повідомлення про прийняття працівника на роботу є обов’язковою умовою сучасних трудових відносин. Повідомлення про прийняття працівників на роботу, бланк якого доповнено новою графою 9 щодо інформації про громадянство, ви зможете знайти у цій статті. Повідомлення про прийняття на роботу, зразок заповнення якого передбачає вищезазначені зміни, допоможе здійснити облік працевлаштованих іноземців та осіб без громадянства.
Відтак, КМУ у своїй постанові від 21.02.2025 № 184 оприлюднив новий бланк повідомлення про прийняття на роботу, скачати який можна у цій статті. Тож, будьте уважні повідомлення про прийняття на роботу 2023 року у 2025 році не актуальне.
Повідомлення про прийняття на роботу: коли подавати?
Згідно з вимогами постанови КМУ від 17.06.2015 № 413 з урахування внесених змін, при прийнятті працівника роботодавець повинен виконати наступні кроки:
ДПС вносить інформацію з повідомлення до Реєстру страхувальників та Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Примітка!
Гіг-контракт — цивільно-правовий договір, за яким гіг-спеціаліст зобов’язується виконувати роботи та/або надавати послуги відповідно до завдань резидента Дія Сіті як замовника, а резидент Дія Сіті зобов’язується оплачувати виконані роботи та/або надані послуги і забезпечувати гіг-спеціалісту належні умови для виконання робіт та/або надання послуг, а також соціальні гарантії, передбачені розділом V Закону № 1667 (ст. 1 Закону № 1667). Це саме той договір ЦПХ, повідомлення про прийняття на роботу за яким подається до податкової за загальним правилом.
Тому на питання «повідомлення про прийняття працівника на роботу: коли подавати?» відповідь наступна — до того, як працівник приступив до своїх обов’язків.
Важливо!
Повідомлення про прийняття на роботу працівника — це по суті звіт про прийнятих працівників.Вони є двох типів — тип «початкове» та «скасовуюче».
Таким чином, скачати бланк повідомлення про прийняття працівника на роботу та заповнити його належним чином потрібно під час прийняття нового працівника на роботу. Звіт про прийнятих працівників подається до податкової служби з метою інформування органів фіскальної служби про найм працівників. Це необхідно для:
Контролю за виконанням податкових зобов’язань: податкові органи мають інформацію про кількість працівників, щоб забезпечити правильність нарахування та сплати податків і внесків (податок на доходи фізичних осіб, ЄСВ тощо).
Прозорості трудових відносин: такий звіт дозволяє уникнути випадків нелегального працевлаштування, оскільки роботодавець зобов’язаний повідомити про прийняття кожного працівника на офіційну роботу. Також, повідомлення про прийняття працівників на роботу, бланк якого доповнено зазначеними змінами, легалізовує роботу іноземців та осіб без громадянства.
Забезпечення прав працівників: це також важливо для захисту прав працівників, оскільки зареєстровані в податковій особи можуть отримати належні соціальні гарантії, як-от пенсії, лікарняні та інші виплати, пов’язані з трудовою діяльністю.
Цей звіт допомагає державним органам стежити за дотриманням законодавства у сфері праці та оподаткування.
Повідомлення подаємо засобами електронного зв’язку з КЕП відповідальних осіб, наприклад, через Медок. Паперовий варіант повідомлення ДПС приймає разом із його копією в електронній формі лише у випадку, коли немає технічної можливості подати електронний документ із КЕП.
КЕП на повідомлення накладають головний бухгалтер і перший керівник.
Увага!
Керівник може делегувати право підпису уповноваженій особі, наприклад, директору з управління персоналом, заступнику директора.
Повідомлення про прийняття на роботу працівника: бланк
Дуже часто у пошукових графах трапляються запити на кшталт: «повідомлення про прийняття на роботу бланк скачать», «повідомлення про прийняття на роботу бланк excel», «повідомлення про прийняття на роботу директора бланк», «повідомлення про прийняття на роботу директора зразок». Нижче наведено чинне повідомлення про прийняття на роботу (бланк ексель) для зручності користування:
особи, що виконують роботи або надають послуги на підставі цивільно-правових договорів.
Штраф за неподання повідомлення про прийняття на роботу
Коли подавати повідомлення про прийняття на роботу, щоб уникнути штрафу? — Лише до початку роботи працівником.
Якщо подали повідомлення про прийняття на роботу, а працівник не вийшов на роботу,роботодавець подає повiдомлення про прийняття працівника на роботу типу «скасовуюче».
Штрафні санкції застосовуються за несвоєчасне подання повідомлення про прийняття працівника на роботу з позначкою «початкове» або не повідомлення про прийняття на роботу працівника.
Штраф за неподання повідомлення в податкову про прийняття на роботу передбачає фінансові санкції для підприємства у розмірі мінімальної заробітної плати (ст. 265 КЗпП) та адміністративну відповідальність для посадової особи — від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ч. 1 ст. 41 КУпАП).
