Мінфін (лист від 15.05.2019 № 08020-01/1-2/12908) роз’яснив порядок дій, якщо дата перетину кордону відповідно до відмітки у паспорті не збігається з датою прибуття транспортного засобу, вказаному на квитку.
Чи вносити зміни до наказу про відрядження та вказувати дату повернення з відрядження відповідно до відмітки прикордонної служби, якщо дата прибуття працівника з відрядження відповідно до квитка на літак (що відповідає даті повернення, зазначеній у наказі про відрядження) та дата відмітки про перетин державного кордону не збігаються?
Положення про обов’язкову наявність відміток уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті відрядженого працівника або документі, що його замінює, про перетин кордону для відшкодування добових витрат при відрядженні до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи, з законодавства виключено (Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо покращення інвестиційного клімату в Україні» від 21.12.2016 № 1797-VIII).
Відрядження: оформлення, відміна, продовження, компенсація витрат
Відповідно уточнені положення Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція), а саме: скасована вимога щодо обов’язкової наявності відміток у паспортному документі про перетин кордону для відшкодування добових витрат відрядженому працівнику (наказ Мінфіну від 28.07.2017 № 669).
Водночас відмітка у паспортному документі про перетин кордону є одним із документальних доказів перебування працівника у відрядженні (підп. «а» п. 16.1 розділу III Інструкції). День перетину кордону згідно з такою відміткою є днем повернення в Україну (підп. «г» п. 16.2 розділу III Інструкції).
Оскільки добові витрати відшкодовують згідно з наказом керівника органу державної влади, підприємства, установи чи організації (далі - керівник), за наявності розбіжностей у датах на авіаквитку (дата прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника) та у паспортному документі (дата відмітки про перетин кордону України) з не залежних від працівника причин, керівник може прийняти рішення про продовження строку відрядження після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки. Строк відрядження продовжують наказом керівника.
Чи виплачують працівнику добові витрати за фактичний день прибуття з відрядження відповідно до відмітки прикордонної служби у разі, якщо дата прибуття працівника з відрядження відповідно до квитка на літак та дата відмітки про перетин державного кордону не збігаються?
Добові витрати — це витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв'язку з відрядженням (окремий вид витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження).
Питання відшкодування працівнику добових витрат вирішують у кожному випадку окремо. При цьому враховують чинники, що обумовили розбіжності у датах. Наприклад, у випадку, коли дата прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника до 24-ї години, а дата відмітки про перетин державного кордону України — наступна доба — з 0 години і дещо пізніше, керівник може скористатися правом встановлення обмеження відповідно до пункту 5 розділу I Інструкції.
Добові витрати відрядженому працівникові виплачують, якщо керівник прийняв рішення продовжити строк відрядження та видав відповідний наказ.
Чи відшкодовують вартість зворотного квитка у разі, якщо дата прибуття працівника з відрядження відповідно до квитка на літак (що відповідає даті повернення, зазначеній у наказі про відрядження) та дата відмітки про перетин державного кордону не збігаються)?
Працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовим відрядженням (ст. 121 КЗпП).
Питання відшкодування відрядженому працівнику витрат на проїзд врегульовані пунктами 9 — 11 розділу III Інструкції.
Незалежно від прийнятого керівником рішення щодо строку відрядження, витрати на проїзд повітряним транспортом з місця відрядження до місця постійної роботи мають бути відшкодовані працівнику в розмірі вартості проїзду (вартості зворотного квитка) за наявності підтвердних документів в установленому порядку.
провідний експерт Експертус: Кадри
