Особові картки оформлюють за типовою формою № П-2, затвердженою спільним наказом Держстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656.
У системі державної служби особові картки ведуть за формою, затвердженою наказом Нацдержслужби від 05.08.2016 № 156. Особові картки державних службовців входять до складу особових справ. Утім, на практиці деякі кадрові служби органів державної влади і місцевого самоврядування додатково формують картотеку особових карток за формою № П-2, яку використовують для оперативної роботи.
При первинному оформленні особової картки інформацію про працівника вносять на підставі оригіналів особистих документів, наданих при укладанні трудового договору (паспорт, документи про освіту, трудова книжка). До особової картки вносять необхідні доповнення й уточнення у разі зміни особистих даних працівника, у т. ч. щодо отримання нової спеціальності, освітньо-кваліфікаційного рівня, змін у сімейному стані.
Відомості про оклад зазначають у розділі IV «Призначення і переведення» (зворотний бік особової картки) при прийнятті на роботу відповідно до наказу про прийняття на роботу. Надалі у разі переведення працівника на іншу посаду зазначають назву посади, на яку переведено працівника, назву структурного підрозділу, оклад за новою посадою та інші відомості, передбачені структурою розділу.
У розділі «Призначення і переведення» доцільно вказувати відомості про зміну назви посади, наприклад, у зв’язку з приведенням назв посад у штатному розписі у відповідність до Класифікатора професій, зазначати новий код КП для зміненої посади.
Зауважимо, що особова картка має важливе значення як джерело інформації при складанні державних статистичних спостережень з праці.
Державні статистичні спостереження з праці є комплексними і включають дослідження різних аспектів трудових відносин, у т. ч. щодо статистики кількості працівників, оплати праці та ін.
При складанні звіту за формою № 1-РС «Звіт про витрати на утримання робочої сили» відображається пряма оплата, яка включає нарахування у грошовій формі, а також:
- відсоткові або комісійні винагороди, виплачені додатково до тарифної ставки (окладу, посадового окладу);
- оплата надурочних робіт і робіт у вихідні, святкові й неробочі дні, у розмірах і за розцінками, установленими законодавством;
- оплата працівникам днів відпочинку, що надаються їм у зв’язку з роботою понад тривалість робочого часу у випадках, передбачених законодавством;
- суми виплат, пов’язаних з індексацією заробітної плати працівників та ін.
Як бачите, при складанні зазначеного звіту відомостей про оклад з особової картки буде недостатньо. Натомість відповідні суми нарахувань можна визначити за типовими формами № П-6 «Розрахунково-платіжна відомість працівника» та № П-7 «Розрахунково-платіжна відомість (зведена)».
Разом з цим слід зауважити, що внесення відомостей про підвищення посадового окладу до особової картки не можна вважати порушенням законодавства, оскільки не заборонено доповнювати типові форми первинного обліку іншими показниками, необхідними для організації ефективного обліку персоналу в організації.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
