Згідно з Національним стандартом України «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (ДСТУ 2732:2004):
- оригінал службового документа — це примірник службового документа, що першим набуває юридичної сили;
- юридична сила — це властивість службового документа, надана чинним законодавством.
Виходячи з юридичної та діловодної практики, юридична сила документа обумовлюється також юридичним статусом, компетенцією і місцем органу, що видав документ, і встановленим порядком його оформлення.
Накази та розпорядження видаємо в одному примірнику, — за необхідності робимо копії або витяги
Відповідно до статті 24 Кодексу законів про працю України (КЗпП) наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу (далі — роботодавець) про зарахування працівника на роботу оформлюють укладення трудового договору.
Після оформлення трудових відносин копію наказу про прийняття на роботу (або витяг, якщо прийняття на роботу зафіксовано у так званому зведеному наказі, яким документуються управлінські дії щодо кількох працівників) долучають до особової справи (відповідно до п. 12 гл. 2. розд. ІV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).
До особових справ долучають також копії (витяги) з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу посаду, звільнення працівника.
Строк зберігання особових справ керівників та працівників організації визначається відповідно до статті 493 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578), і становить 75 років.
Статтею 47 КЗпП передбачено, що у разі звільнення працівника з ініціативи роботодавця він зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу про звільнення з роботи. В інших випадках звільнення копію наказу видають на вимогу працівника.
Як бачимо, у всіх згаданих випадках йдеться про копію наказу, а не про другий і наступні примірники.
Нормативно-правовими актами не передбачено видання розпорядчих документів у кількох примірниках.
На практиці керівник організації підписує один завізований відповідальними посадовими особами примірник розпорядчого документа (оригінал), який пройшов експертизу фахівців на відповідність нормам законодавства, локальним нормативним актам, правилам оформлення документів та містить візи (внутрішнє погодження) посадових осіб.
За необхідності кадрова служба чи служба діловодства (відповідно до розподілу функцій, визначених у локальних нормативних актах організації) оформлює у встановленому порядку копії наказів чи витяги з наказів для зацікавлених структурних підрозділів чи інших юридичних та фізичних осіб.
Наявність в організації одного оригінального примірника наказу запобігатиме непорозумінням при виконанні запитів соціально правового характеру, що можуть надходити від колишніх працівників чи юридичних осіб (наприклад, органів Пенсійного фонду України).
Наказ та їхні копії зберігаємо окремо
Нормативні та методичні документи центрального органу виконавчої влади у сфері діловодства та архівної справи, архівних установ України передбачають вимоги щодо окремого формування та зберігання оригіналів документів та їхніх копій.
Для формування оригіналів наказів різних видів (накази з основної діяльності, накази з адміністративно-господарських питань, накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання, накази з кадрових питань тривалого строку зберігання) номенклатурою справ передбачають окремі справи.
У структурному підрозділі або, за відсутності в структурі організації підрозділів, особою, відповідальною за певний напрям діяльності, надіслані для практичного використання копії наказів формують у справи, заголовки яких також повинні бути передбачені номенклатурою справ. З метою правильного проведення експертизи цінності документів заголовок справи з наказами у цьому разі повинен містити посилання на те, що у справі зберігають копії цих документів, наприклад: «Накази з кадрових питань (копії)».
Копії наказів засвідчуємо згідно з вимогами Національного стандарту з діловодства.
При виготовленні копії (ксерокопії) наказу (розпорядження) за допомогою копіювально-розмножувальної техніки повністю відтворюють текст документа з усіма реквізитами, окрім віз (нерідко за усталеною практикою діловодства на копії не відтворюють особистий підпис керівника, тобто при копіюванні підпис закривають клаптиком паперу).
Важливим реквізитом копії документа, що надає їй юридичної сили, є відмітка про її засвідчення, що проставляється нижче реквізиту «Підпис» і складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади особи, якій надано право засвідчувати копії, її особистого підпису та розшифрування підпису (ініціалів і прізвища), дати засвідчення копії (відповідно до Національного стандарту України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163–2003):
За необхідності на відмітці про засвідчення копії проставляють відбиток печатки (організації або відділу кадрів, служби діловодства).
У верхньому правому куті першого аркуша копії наказу проставляють слово «Копія».
При оформленні витягів з наказів дотримуємося уніфікованої форми
Витяг із наказу чи розпорядження — це засвідчена копія частини відповідного розпорядчого документа.
Уніфіковану форму витягу з наказу з основної діяльності вміщено у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому протоколом Методичної комісії Держкомархівів від 20.06.2006 № 3.
Як оформити витяг?
Реквізити «Назва організації», «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа», «Місце складення документа», «Заголовок до тексту документа» перенесіть до витягу без змін, скорочень чи доповнень. Із розпорядчої частини візьміть лише потрібний пункт (кілька пов’язаних між собою пунктів), їх порядкові номери залиште без змін. З оригіналу наказу до витягу перенесіть назву посади керівника, його ініціал(и) та прізвище.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
