Легким в оформленні звільнення працівника за прогул вважає лише той, хто ніколи його не проводив. Зі сторони здається, що достатньо скласти акт, визнати причину неявки на роботу не поважною і підготувати відповідний наказ. Однак, пам’ятайте, що проблеми можуть виникнути потім. Приміром, звільнений працівник подасть позов до суду і доведе, що ви припустилися процедурної помилки під час звільнення по статті за прогул. Щоб уникнути подібних неприємностей, потрібно не тільки мати загальну уяву про складові процедури, але й розуміти порядок оформлення звільнення за прогул без поважних причин. Тож дійте за алгоритмом від експертів Експертус Кадри.
Якщо необхідно звільнити працівника за прогули, дотримайте усіх етапів процедури. Адже у разі помилки суд може своїм рішенням поновити працівника на роботі.
Насамперед визначимося, що саме вважається прогулом. Прогул — це відсутність на роботі без поважних причин як упродовж усього робочого дня, так і понад три години безперервно або сумарно упродовж робочого дня (п. 24 постанови Пленуму ВСУ «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.1992 № 9, далі — Постанова № 9).
Роботодавець має право звільнити за прогул працівника, що був відсутнім на роботі без поважних причин (п. 4 ст. 40 КЗпП).
Прогул на роботі — це не просто відсутність працівника більше трьох годин. Вирішальний чинник законного звільнення — відсутність поважної причини неявки працівника.
Порядок звільнення за прогул ускладнюється тим, що переліку поважних причин відсутності на роботі в законодавстві немає, що призводить до конфліктів між працівниками та роботодавцями.
Зверніть увагу! Звільнення за прогули — право, але не обов’язок роботодавця. Він може обрати інше дисциплінарне стягнення й оголосити працівнику догану (ст. 147 КЗпП).
Звільнення за прогул: крок за кроком
Загалом порядок звільнення працівника за прогул можна розділити на три етапи:
Встановлення причин відсутності працівника.
Прийняття рішення про вид дисциплінарного стягнення.
Безпосереднє оформлення звільнення за прогул.
Етап № 1
Існує декілька способів, щоб зафіксувати прихід працівника на роботу. Ручна фіксація передбачає регулярне ведення обліку робочого часу у відповідному табелі. У разі невиходу співробітника на роботу табельник у табелі повинен поставити позначку «НЗ».
Ще один спосіб — автоматизований. Зокрема, зафіксувати невихід працівника можна автоматизованою системою пропуску.
Розрізняйте! Відсутність співробітника на робочому місці, але наявність його в межах території установи не є прогулом.
У випадку, коли співробітник присутній на роботі, але не виконує своїх посадових обов’язків увесь робочий день або зазначені три години, його не можна звільнити за прогул.
Не слід відразу розцінювати відсутність працівника на роботі як прогул. Пам’ятайте, що він може бути позбавлений можливості повідомити про відсутність, зокрема, і з поважних причин.
Роботодавець повинен вжити заходів, щоб дізнатися причини відсутності працівника. На практиці цей обов’язок покладають на безпосереднього керівника відсутнього. При цьому працівник кадрової служби має надати йому всю необхідну інформацію, приміром:
контактні телефони,
імена та по батькові родичів відсутнього працівника.
Зателефонуйте працівнику за номерами телефонів, що вказані в особовій картці (типова форма № П-2) та в особовій справі (в особовому листку з обліку кадрів та/або в заяві про прийняття на роботу).
Протягом першого дня не вдалося з’ясувати причини відсутності працівника або сумніваєтесь в тому, що він каже правду, приміром під час розмови він здавався сп’янілим? Крім відмітки в табелі, додатково задокументуйте докази неявки працівника. Перший документ — доповідна записка, подана безпосереднім керівником «прогульника» керівнику організації. У ній викладають усі обставини, пов’язані з можливим прогулом.
Після розгляду доповідної записки керівник організації повинен прийняти рішення щодо подальшого розслідування причин прогулу, а також призначити його виконавців. Зазвичай — це керівник підрозділу, у якому працює «прогульник», працівник кадрового підрозділу, заступник керівника організації. Таке рішення керівник організації оформлює у вигляді резолюції на доповідній записці.
Тримайте орієнтовний перелік нормативно-правових актів для кадрової служби. Він у формі чекліста, тож стане в пригоді керівнику кадрової служби й під час оцінки персоналу підрозділу та внутрішнього аудиту кадрової роботи.
Якщо працівник відсутній на роботі протягом декілька днів поспіль, встановити зв’язок з ним або його родичами теж не вдалося, відвідайте працівника вдома.
До такого візиту доцільно залучити декількох осіб, зокрема, представника трудового колективу або члена представницького органу трудового колективу. Результати відвідування оформлюйте актом про відвідування працівника.
Звільнення за прогул є одним з видів дисциплінарного стягнення. Тому перед тим, як накладати таке стягнення, роботодавець повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмових пояснень (ч. 1 ст. 149 КЗпП).
Одразу після появи працівника на роботі уповноважена роботодавцем особа, як правило, працівник кадрової служби, пропонує працівникові надати письмові пояснення щодо причин його відсутності на роботі.
Таку пропозицію «прогульнику» робіть в присутності декількох працівників організації, зокрема, членів представницького органу трудового колективу. У разі відмови працівника від надання письмових пояснень причин прогулу, складіть відповідний акт. Запропонувати надати письмові пояснення причин відсутності на роботі можете також під час відвідування працівника вдома.
На цьому перший етап алгоритму звільнення працівника за прогул закінчено. Переходьте до другого — накладання дисциплінарного стягнення.
Етап № 2
На цьому етапі:
керівник організації обирає вид дисциплінарного стягнення;
погодьте звільнення працівника за прогул з профспілкою в мирний час.
Важливо! В період дії воєнного стану не діє норма статті 43 КЗпП, яка зобов’язує погоджувати з профспілкою звільнення працівника з ініціативи роботодавця (ст. 5 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX).
Третій етап звільнення за прогул без поважних причин — оформлення звільнення. Підготуйте наказ про звільнення за прогул. Можете використовувати Типову форму наказу про припинення трудового договору (форма № П-4), затверджену наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489 Зареєструйте підписаний наказ в спеціальній обліковій формі. Накази про звільнення належать до групи наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання та мають реєструватись в окремій обліковій формі — Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання.
Ознайомте табельника або особу, відповідальну за ведення табелю обліку використання робочого часу, з наказами про накладання дисциплінарного стягнення та звільнення для того, щоб вчасно оформити табель для працівника.
У табелі обліку використання робочого часу працівника, якого звільняєте за прогул, зазначаєте всі дні прогулів (літерним кодом «ПР», цифровим кодом — 24 та дні фактичної роботи по день звільнення працівника включно.
Якщо звільняєте працівника, який тривалий час прогулював роботу, і день його звільнення припадає на останній день роботи в минулих облікових періодах, табель обліку використання робочого часу складаєте на поточний місяць включно по дату видання наказу про звільнення із зазначенням всіх днів як днів прогулу.
Після засвідчення табелю, в установленому в організації порядку, передайте його до бухгалтерії.
На підставі копії наказу про звільнення, а також табелю обліку використання робочого часу бухгалтер нараховує працівнику належну йому зарплатню та компенсацію за невикористані дні відпусток.
Звільнення за прогул: запис в трудовій
Запис про звільнення у трудовій книжці формулюйте згідно з положеннями законодавства, з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.
Після внесення до трудової книжки працівника запису про звільнення по статті прогул особа, відповідальна за ведення трудових книжок, зазначає свою посаду, прізвище та ініціали, ставить особистий підпис. Цей підпис засвідчується печаткою організації або кадрової служби (за наявності).
Ознайомте працівника «прогульника» з наказом про звільнення за прогул під його особистий підпис. Зважайте, що доцільно робити це в присутності кількох працівників інших підрозділів організації та уповноваженого представника трудового колективу. У разі відмови працівника підтвердіть своїм підписом факт ознайомлення з наказом, складіть відповідний акт.
У день звільнення за прогул проведіть повний розрахунок з працівником (ст. 116 КЗпП), видайте оформлену трудову книжку, якщо зберігаєте її на підприємстві (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX) та засвідчену копію наказу про звільнення (ч. 1 ст. 47 КЗпП).
При звільненні працівник розписується про отримання трудової книжки в особовій картці (типова форма № П-2) та у Книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них. Завершіть особову справу звільненого.
Пам’ятайте, що особові справи звільнених працівників зберігають у кадровій службі протягом двох років після звільнення, після чого передають до архівного підрозділу (архіву) організації.
