Розраховуємо залишок відпусток наприкінці року

Як розрахувати відпустку пропорційно відпрацьованому часу

Нормативно-правового акта, який би визначав порядок розрахунку кількості днів щорічної відпустки, немає. Для підрахунку днів щорічної відпустки пропорційно відпрацьованому часу доцільно скористатися механізмом нарахування оплати за дні відпустки, викладеним у Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженому постановою КМУ від 08.02.1995 № 100. Таку рекомендацію надає й Мінсоцполітики у листах від 24.06.2011 № 208/13/116-11 та від 26.02.2024 № 4707-05/14494-09.

Формула розрахунку днів відпустки

Законодавство не містить окремого нормативного акта, який установлював би універсальну формулу визначення кількості днів щорічної відпустки, якщо працівник не відпрацював повний робочий рік. Для такого розрахунку застосовують підхід, роз’яснений у листах Мінпраці та Мінсоцполітики. Зокрема, Мінекономіки у листі від 26.02.2024 № 4707-05/14494-09 також використовує цей алгоритм.

Загальна формула розрахунку днів відпустки має такий вигляд:

КДВ = (ТВ ÷ ККДР) × КДСП

де:

• КДВ — кількість календарних днів щорічної відпустки, що припадають на відпрацьований період;
• ТВ — тривалість щорічної відпустки за повний робочий рік;
• ККДР — кількість календарних днів у відповідному робочому році, які враховуються для розрахунку;
• КДСП — кількість календарних днів періоду, що зараховуються до стажу, який дає право на щорічну відпустку.

Розрахунок проводять із прив’язкою саме до робочого року працівника, а не просто до календарного року.Тож змоделюємо ситуацію та покажемо на прикладі, як розрахувати кількість невикористаних днів відпустки.

У пригоді також стане калькулятор розрахунку днів невикористаної відпустки

Якщо колективним договором передбачено ще й щорічні додаткові відпустки, приміром за роботу із шкідливими і важкими умовами праці, чи за особливий характер праці (зокрема, за ненормований робочий день), то такі відпустки слід обліковувати окремо від щорічної основної відпустки. Оскільки відрізняються як порядок надання цих відпусток, так і правила, за якими обчислюють стаж, що дає право на зазначені відпустки.

Підприємство зобов’язане вчасно і в повному обсязі надавати працівникам щорічні відпустки. Якщо з певних причин вони не були надані у повному обсязі за минулі роки, доцільно якомога швидше погасити заборгованість по відпустках, для цього включити до графіка відпусток відпустки за поточний рік та залишки відпусток за минулі роки.

Оплачувані відпустки. Таблиця

Нині законодавством (ст. 6 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР) передбачено тривалість щорічної основної відпустки не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік. Тому у графіку відпусток на 2027 рік потрібно передбачати тривалість щорічної основної відпустки, визначену законодавством.

У мирний час під час розрахунку тривалості відпустки із загальної кількості календарних днів виключали святкові та неробочі дні. Проте в період дії воєнного стану норми статті 73 КЗпП щодо святкових і неробочих днів не застосовуються. Також не застосовується стаття 78-1 КЗпП щодо неврахування святкових і неробочих днів при визначенні тривалості щорічних відпусток. Тому для робочих років, які повністю припадають на період воєнного стану, у розрахунку не потрібно віднімати святкові та неробочі дні.

Які дні включають до стажу, що дає право на щорічну відпустку

Під час визначення залишку недостатньо просто порахувати календарні дні від дати прийняття на роботу. Спочатку потрібно визначити періоди, які входять до стажу роботи, що дає право на щорічну відпустку.

Зокрема, стаття 9 Закону України «Про відпустки» визначає періоди, які включають до такого стажу, а також періоди, які до нього не зараховують.

Тому кадровику перед розрахунком варто перевірити:

• періоди фактичної роботи;
• попередні щорічні відпустки;
• періоди тимчасової непрацездатності;
• відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
• відпустки без збереження заробітної плати;
• інші періоди відсутності працівника, які можуть впливати на відпускний стаж.

Дні тимчасової непрацездатності, засвідченої в установленому порядку, а також відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами до тривалості щорічної відпустки не включають.

Під час прпорахунку днів відпустки важливо врахувати не лише Закон України «Про відпустки», а й Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».

Зокрема, під час воєнного стану роботодавець має право обмежувати надання працівнику відпусток, тривалість яких перевищує 24 календарні дні, за правилами, установленими статтею 12 цього Закону.

Водночас 19 травня 2026 року Конституційний Суд України ухвалив Рішення № 3-р/2026, яким визнав неконституційними окремі приписи щодо ненадання особам віком до 18 років та особам з інвалідністю оплачуваної щорічної основної відпустки тривалістю понад 24 календарні дні. Визнані неконституційними приписи втратили чинність саме з дня ухвалення рішення.

Тому під час перевірки залишків кадровику необхідно враховувати категорію працівника та встановлену для нього законодавством тривалість щорічної основної відпустки.

Довідка про залишок відпустки

Працівник має право звернутися до відділу кадрів із запитом на довідку про залишок відпустки. У ній зазначається:

• скільки днів щорічної відпустки надано за рік;
• скільки вже використано;
• залишок невикористаної відпустки.

Така довідка корисна при зміні місця роботи, плануванні відпустки або для підтвердження прав під час перевірки.

Як замінити частину відпустки грошовою компенсацією

Що включити до графіка відпусток на 2027 рік

Під час складання графіка відпусток на 2027 рік доцільно врахувати:

1. щорічну відпустку за робочий рік, який працівник відпрацьовуватиме у 2027 році;
2. невикористані дні за попередні робочі роки;
3. щорічні додаткові відпустки, на які працівник має право;
4. особливості надання відпусток окремим категоріям працівників;
5. необхідність поступового погашення накопичених залишків.

Перевіряйте залишок невикористаної відпустки до затвердження графіка, щоб у ньому відображалися не лише нові відпустки, а й фактична заборгованість роботодавця перед працівниками.