Візьмімо за приклад ситуацію із наданням відпустки по догляду за дитиною до 6 років.
Наприклад, у працівниці є дитина, якій виповнилось 3 роки. Дитина за станом здоров’я має потребу в індивідуальному піклуванні та домашньому режимі.
У такій ситуації кадровику слід діяти так.
Отримання зави від працівника про необхідність надання відпустки по догляду за дитиною до 6 років
Щоби отримати відпустку по догляду за дитиною до 6 років, працівниця має подати заяву на ім’я керівника установи. До такої заяви прикріплюється медичний висновок із зазначення тривалості відпустки. Після чого роботодавець оформлює наказ про надання відпустки.
Датою початку відпустки вважається дата, зазначена у заяві. Як показує практика, медичний висновок зазвичай надають строком до шести місяців, іноді — до року. Далі, якщо необхідно продовжити відпустку, працівниця має надати оновлений медичний висновок. Після надання нового медичного висновку оформлюється наказ про продовження відпустки.
Право відпустку по догляду за дитиною до 6 років має не лише мати
Варто зазначити, що не лише матір може скористатися відпусткою по догляду за дитиною до 6 років. Таке право має й інший родич, який фактично доглядає за дитиною. Цією особою може бути батько, дідусь, бабуся чи інші родичі. Право на зазначену відпустку також має особа, що всиновила дитину або має над нею опікунство, прийомний батько або мати.
За працівником, що перебуває у відпустці по догляду за дитиною до досягнення 6 років, зберігається його посада
Частиною 3 статті 2 Закону про відпустки гарантовано, що за працівниками, які перебувають у відпустках (зокрема, і у відпустці по догляду за дитиною до 6 років), зберігається місце роботи на період відпустки. Тобто роботодавець не в праві вести «поза штат» посаду, що обіймає особа, яка перебуває у відпустці, як це радать деякі фахівці. Будь обачними, вирішуючи це питання.
Відображення відсутності працівниці у зв’язку з відпусткою для догляду за дитиною до 6 років у табелі обліку робочого часу
Деякі організації взагалі не відбивають у табелях обліку використання робочого часу працівниць, що перебувають у зазначеній відпустці, мотивуючи це тим, що за цей час заробітна плата не нараховується. Однак, це неправильно. Адже серед умовних позначень (кодів) для відбиття причин неявки працівника, що затверджені наказом Держстату від 05.12.2008 № 489, є код для позначення відпустки працівника по догляду за дитиною до 6 років. Літерний код для такої відпустки – «ДД», цифровий – «17».
Період відпустки для догляду за дитиною до 6 років і стаж для щорічної відпустки
Стаж для щорічної відпустки
При обчисленні стажу для отримання щорічної відпустки період відпустки по догляду за дитиною до 6 років не враховується. Про це йдеться у пункті 4 частини 1 статті 9 Закону про відпустки.
Стаж для оплати лікарняних
Згідно з пунктом 3 частини першої статті 1 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI (далі — Закон про єдиний соціальний внесок) застрахована особа — це фізична особа, яка відповідно до законодавства підлягає загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню і сплачує (сплачувала) та/або за яку сплачують чи сплачували у встановленому законом порядку єдиний внесок.
Відповідно до статті 21 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV (у редакції Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо реформування загальнообов’язкового державного соціального страхування та легалізації фонду оплати праці» від 28.12.2014 № 77-VIII; далі — Закон № 1105) страховий стаж — період (строк), протягом якого особа підлягала страхуванню у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та за який щомісяця сплачено нею та роботодавцем або нею страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок, крім випадків, передбачених абзацом другим частини першої статті 21 означеного Закону.
Період відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, отримання виплат за окремими видами соціального страхування, крім пенсій усіх видів (за винятком пенсії по інвалідності), включається до страхового стажу як період, за який сплачено страхові внески виходячи з розміру мінімального страхового внеску (абз. 2 ч. 1 ст. 21 Закону № 1105).
Страховий стаж обчислюється за даними персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а за періоди до його запровадження — у порядку та на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше. Страховий стаж обчислюється в місяцях (ч. 2, 3 ст. 21 Закону № 1105).
До страхового стажу прирівнюється трудовий стаж, набутий працівником за час роботи на умовах трудового договору (контракту) до набрання чинності Законом України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.2001 № 2240-III (далі — Закон № 2240) (ч. 4 ст. 21 Закону № 1105).
При обчисленні страхового стажу для оплати листків непрацездатності слід пам’ятати про дві важливі дати: дату набрання чинності Законом № 2240 (28.02.2001) і дату набрання чинності Законом про єдиний соціальний внесок (01.01.2011). Залежно від цих дат зарахування різних періодів до страхового стажу має певні особливості. Втім, для нашої ситуації суттєва саме перша дата.
За працівницю, яка перебуває у відпустці без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку, страхові внески не сплачують. Отже, після 28.02.2001 періоди такої відпустки не зараховують до страхового стажу для оплати листків непрацездатності.
Утім, якщо працівниця перебувала у такій відпустці до 28.02.2001, відповідний період входитиме до стажу, оскільки трудовий стаж, набутий до набрання чинності Законом № 2240 (до 28.02.2001) прирівнюється до страхового.
До набрання чинності Законом № 2240 загальний трудовий стаж визначали за Правилами обчислення загального трудового стажу для призначення працівникам допомоги по тимчасовій непрацездатності, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.1998 № 1658 (далі — Правила № 1658).
Згідно з пунктом 4 Правил № 1658 час перебування у відпустці без збереження заробітної плати, яка надається для догляду за дитиною тривалістю, визначеною медичним висновком, але не більше ніж до досягнення дитиною 6-річного віку, зараховували до загального трудового стажу.
Отже, періоди відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку, які були до 28.02.2001, зараховують до страхового стажу для призначення працівникам допомоги по тимчасовій непрацездатності, а періоди відпустки, після 28.02.2001, не зараховують.
Наступна вагітність під час відпустки для догляду за дитиною до 6 років
Якщо працівниця завагітніла знову, необхідно оформити переривання відпустки по догляду за диною до 6 років і надати відпустку у зв’язку із вагітністю та пологами.
Надання допомоги по вагітності та пологах передбачене статтею 20 Закону № 1105. При цьому право на матеріальне забезпечення й соціальні послуги за страхуванням у зв’язку із тимчасовою втратою працездатності мають усі застраховані особи у період роботи (включаючи день звільнення та час випробування), за статтею 19 Закону №1105.
Застрахована особа має право отримати відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, навіть якщо у цей період вона перебуває у відпустці по догляду за дитиною до 6 років (частина 3 стаття 25 Закону № 1105).
Таким чином, якщо збігаються дві відпустки, працівниця має написати заяву, де вона просить перервати відпустку по догляду за дитиною до 6 років та надати відпустку по вагітності та пологах. До заяви додається листок непрацездатності у зв’язку із вагітністю та пологами.
Далі працівник кадрової служби готує проект наказу про переривання відпустки по догляду і проект наказу про надання відпустки по вагітності та пологах.
Варто також пам’ятати, що у працівниці є право переривати відпуску по догляду за дитиною до 6 років, а через певний час оформлювати її знову. Переривати та заново оформлювати відпустку у межах строку, зазначеному у медичному висновку, можна неодноразово.
Заміни працівниці, що перебуває у відпустці по догляду за дитиною до 6 років
Якщо необхідно замінити тимчасово відсутню працівницю, можна:
- прийняти іншу особу на роботу за строковим договором — на основне місце роботи чи за сумісництвом;
- тимчасово перевести на посаду працівника, що перебуває у відпустці по догляду за дитиною до 6 років, іншого працівника установи;
- розподілити між іншими працівниками обов’язки працівника, що знаходиться у відпустці, з відповідною доплатою.
В усіх наказах, а також заявах працівників у кожному із цих випадків має звучати формулювання: «... до дня фактичного виходу основного працівника (прізвище та ініціали) з відпустки».
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
