График отпусков — это локальный нормативный акт работодателя, который определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и относится к организационно-распорядительной документации. Именно поэтому с момента утверждения этого документа как работник, так и работодатель должны соблюдать его выполнение.
Составление графика отпусков предусматривает часть четвертая статьи 79 КЗоТ и часть 10 статьи 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР (далее — Закон № 504).
На период действия военного положения в соответствии с Законом Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 г. № 2136-IX (далее — Закон № 2136) приостановлено действие отдельных норм КЗоТ и Закона № 504, в частности относительно особенностей предоставления отпусков. Впрочем, эти нормы не касаются порядка предоставления отпусков, предусмотренного статьей 10 Закона № 504. Поэтому и в период действия военного положения составляйте графики отпусков.
ВНИМАНИЕ!
Графики отпусков также составляют во время военного положения
Когда составляется график отпусков
В Украине продолжают действовать Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР по согласованию с ВЦСПС от 20.07.1984 № 213 (далее — Типовые правила). Пункт 20 Типовых правил предусматривает, что графики отпусков составляются на каждый рабочий год не позднее 5 января (письмо Минсоцполитики «О предоставлении разъяснения» от 25.08.2015 № 475/13/116-15).
График отпусков на предприятии составляют, как правило, в ноябре-декабре года, предшествующего календарному году, на который и составляют этот график.
Работникам кадровых служб предприятий, на которых работают менее 50 рабочих, достаточно 2 недель для их составления. Поэтому работу можна начинать в декабре. Когда работников больше, то работу следует начинать еще в ноябре.
При составлении графика отпусков учтите: если дни отпуска приходятся на первые числа нового календарного года, необходимо успеть письменно уведомить работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до установленного графиком срока (ст.10 Закона № 504).
Поэтому рекомендуем график отпусков работников на следующий год утверждать не позднее 15 декабря текущего года.
Подводя итог вышеизложенному, рекомендуем процедуру и сроки разработки графика отпусков прописать в одном из локальных нормативных актов предприятия, например, в инструкции по кадровому делопроизводству, а при ее отсутствии — в Правилах внутреннего трудового распорядка.
Как составлять график отпусков работников
Конкретный период предоставления ежегодных отпусков в пределах, установленных графиком отпусков, согласовывается между работником и собственником или уполномоченным органом.
Збережіть собі цю шпаргалку. Експерт зібрав усе, що потрібно знати кадровику про стаж для щорічної відпустки. Також врахували останні зміни, що діють із 24 грудня 2023 року.
На сегодняшний день законодательство не содержит типовую форму графика отпусков. Поэтому каждое предприятие вправе составить его в произвольной форме. Но составлять его нужно с учетом норм Закона №504 и ДСТУ 4163:2020.
В графике отпусков можно указать следующие сведения об отпуске:
наименование структурного подразделения;
название должности;
фамилия, имя, отчество;
вид отпуска;
рабочий (календарный) год, за который будете предоставлять отпуск;
количество календарных дней отпуска;
период отпуска — конкретные даты начала и окончания или месяцы, в которые начнется и закончится отпуск;
подпись работника об ознакомлении;
информация о переносе отпуска — основание и новая дата;
Обновленные правила рассчета средней зарплаты и изменения в выплате компенсации
Систематизировать фамилии в графике отпусков целесообразно, прежде всего, по подразделениям, а затем:
по фамилиям работников в алфавитном порядке;
или по должностям от руководителя к рабочему;
или по периоду отпусков.
При составлении графиков учитывают интересы производства, личные интересы работников и возможности их отдыха.
Включать в график отпусков нужно всех работников компании, независимо от даты трудоустройства и статуса.
Для удобства при подготовке графика отпусков на предприятии предлагаем составить и постоянно вести таблицу с ведомостями по отпускам каждого работника. В таблице можно отметить следующее:
сколько дней ежегодного основного отпуска полагается работнику, в том числе и неиспользованных за прошедшие годы;
При составлении графика отпусков следует учитывать пожелания отдыха работников, имеющих право на ежегодный отпуск в удобное время (ст.10 Закона № 504).
В целях обеспечения непрерывной работы предприятия, предлагаем в график отпусков включить и такие отпуска, как:
дополнительный отпуск отдельным категориям граждан и пострадавшим участникам Революции;
дополнительный отпуск работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка – лицо с инвалидностью с детства подгруппы А I группы.
Чтобы обезопасить себя от нарушения трудового законодательства, рекомендуем вносить в график отпусков те отпуска, которые не использованы в прошлых годах, если таковые имеются у работников. Но здесь учтите нормы Закона № 2136.
Необходимо планировать ежегодные отпуска совместителям и работницам, у которых в следующем году закончится отпуск по уходу за ребенком до трех или шести лет.
О планировании ежегодных отпусков работникам, проходящим военную службу, или с которыми нет связи, то:
таких работников не нужно включайте в график отпусков. Когда работник появится, можно сделать дополнение к графику или предоставить ежегодный отпуск вне графика.
Также составляют график для «чернобыльских» отпусков, который следует подать в орган соцзащиты населения не позднее 31 октября текущего года.
ВНИМАНИЕ!
Согласно Закону № 2136, во время действия военного положения работодатель может самостоятельно определять порядок организации делопроизводства — это касается предприятий в районах активных боевых действий. Соответственно, в зоне боевых действий руководитель может самостоятельно решать вопросы составления графика отпусков
Кто утверждает график отпусков
Очередность предоставления отпусков определяют графики, которые утверждает собственник или уполномоченный им орган по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом, и сообщает всем работникам.
ВНИМАНИЕ!
Если на предприятии нет профсоюза, то график отпусков согласен с другим представительским органом трудового коллектива. Обычно это Совет трудового коллектива, а на небольших предприятиях — уполномоченный представитель трудового коллектива.
Готовый график отпусков ответственное должностное лицо, которое его составило, представляет работодателю.
График отпусков утверждает руководитель предприятия грифом утверждения, без приказа или путем издания отдельного приказа.
В настоящее время нормативные акты не определяют способ утверждения графика отпусков. Поэтому оба вышеуказанных способа приемлемы, работодатель должен самостоятельно принять решение, как это делать.
ВНИМАНИЕ!
Отсутствие графика отпусков может квалифицироваться как «нарушение других требований трудового законодательства» и повлечет ответственность в виде финансовых санкций в размере минимальной заработной платы
Как ознакомить работников с графиком отпусков
Согласованный и утвержденный график отпусков доводят до сведения всех работников предприятия. Это требование зафиксировано в статье 79 КЗоТ и стастье 10 Закона № 504.
Письменное ознакомление с графиком отпусков, при котором работники ставят личную подпись, наиболее целесообразно. Для этого можно предусмотреть в тексте графика отдельную графу «Подпись» или на обратной стороне последнего листа оформить отметку «С графиком отпусков ознакомлены», в которой фамилии работников должны размещаться в алфавитном порядке. В такой отметке работники будут ставить свои подписи и дату ознакомления с документом.
Если график отпусков утвержден приказом, то в соответствии с ДСТУ 4163:2020 при оформлении этого распорядительного документа используют реквизит «28 — отметка об ознакомлении с документом».
Оформте за зразками поділ, перенесення чи продовження щорічної відпустки в разі тимчасової непрацездатності працівника, виконання ним громадських обов’язків, збігу відпусток та з ініціативи роботодавця.
Ознакомление с графиком отпусков осуществляет ответственное должностное лицо. Если на предприятии работают более 50 человек, тогда можно поручить ознакомление руководителям подразделений.
Если некоторые работники работают дистанционно, или болеют, или отсутствуют по другим причинам, то их тоже обязательно нужно ознакомить с графиком отпусков под подпись. Довести график отпусков до таких работников можно таким образом, о котором работник и работодатель договорились в трудовом договоре — электронная почта, Viber и т.д. Факт ознакомления в этом случае — получение от работника сообщения об ознакомлении с графиком отпусков, с датой и ФИО работника.
Здесь мы предоставляем график отпусков работников на текущий год (образец)
Согласно Закону №2136, во время действия военного положения работодатель может самостоятельно определять порядок организации делопроизводства — это касается предприятий в районах активных боевых действий. Соответственно, в зоне боевых действий руководитель может самостоятельно решать вопросы составления графика отпусков.
АКТУАЛЬНО: 
