Головне призначення реєстрації — надання документу юридичної сили, тобто підтвердження факту його створення або одержання. Реєструючи документ, підприємство, установа, організація (далі — організація) бере на себе відповідальність за нього, констатує факт його створення або надходження. Основна мета реєстрації — облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за документами.
Згідно з пунктом 162 Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242, документи, створені в установі (довідки, доповідні записки, заяви тощо), підлягають реєстрації.
Особливості реєстрації заяв залежно від виду
Заяви поділяють на зовнішні і внутрішні.
Реєстрація зовнішніх заяв провадиться відповідно до правил діловодства за зверненнями громадян.
Зовнішні заяви надходять від громадян, які не є працівниками організації (хоча у минулому могли працювати в організації).
Зовнішні заяви реєструються окремо від інших документів — з урахуванням вимог нормативних актів, що регламентують роботу зі зверненнями громадян, зокрема, Закону про звернення громадян, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 (далі — Інструкція № 348).
Відповідно до пункту 1 Інструкції № 348 діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, в організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб чи на підрозділ службового апарату.
Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картах, придатних для оброблення персональними комп’ютерами (форму картки наведено у додатку 1 до Інструкції № 348), або в журналах . Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою.
Щодо реєстрації заяв працівників, тобто внутрішніх заяв, на практиці більша їх частка пов’язана з трудовими відносинами, отже, такі заяви можна умовно віднести до заяв з кадрових питань, зокрема, це заяви:
- про прийняття на роботу;
- про переведення на іншу посаду (роботу);
- про звільнення;
- про надання відпусток;
- про надання матеріальної допомоги.
Якщо чисельність працівників в організації невелика, організаційна структура нескладна, то доцільно запроваджувати одну реєстраційну форму — Журнал реєстрації заяв з кадрових питань.
Реєстраційний індекс заяви, зазвичай, збігається з порядковим номером за Журналом реєстрації заяв. На практиці досить часто реєстраційний номер доповнюють літерним індексом відповідно до виду заяви, наприклад:
- для заяв про прийняття на роботу застосовують літерний індекс «п»;
- для заяв про звільнення з роботи — індекс «зв»;
- для заяв про переведення на іншу посаду — індекс «пп»;
- для заяв про надання матеріальної допомоги — індекс «мд».
Порядок реєстрації заяв, зокрема, щодо присвоєння реєстраційних індексів, відповідні реєстраційні форми має бути закріплено в Інструкції з діловодства організації.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
