Посадові (робочі) інструкції — обов’язкові документи, що мають бути на кожному підприємстві для усіх посад, передбачених штатним розписом.
Виняток становлять, приміром, директор, заступники директора та начальники структурних підрозділів. Але тільки у разі, якщо права, обов’язки та відповідальність цих посадових осіб визначені статутними документами або положеннями про підрозділи (абз. 8 п. 6 Загальних положень розділу 1 Випуск 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336).
Відповідальні за розроблення посадових інструкцій
Зазвичай, проект посадової (робочої) інструкції розробляє безпосередній керівник працівника, діяльність якого регламентує цей документ, і подає його на погодження до юридичної служби (юрисконсульта) і/або кадрової служби підприємства.
Погоджений документ підписує керівник структурного підрозділу, до якого належить працівник, що обіймає зазначену в інструкції посаду, та затверджує керівник підприємства (Рекомендації щодо складення і оформлення посадової інструкції Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленого протоколом Методичної комісії Держкомархівів від 20.06.2006 № 3). Кадрова служба за таких умов надає методичну та консультаційну підтримку безпосередньому керівнику.
Частою є ситуація, коли розробленням проекту посадової (робочої) інструкції опікується кадрова служба, яка залучає до роботи керівників структурних підрозділів.
Рекомендації щодо змісту розділів посадових і робочих інструкцій
Погодження та затвердження посадових інструкцій
До затвердження проект інструкції візують зацікавлені посадові чи службові особи. Найчастіше — заступник керівника підприємства, що відповідає за напрям роботи структурного підрозділу, керівники кадрової та юридичної служб, а за відсутності служби — менеджер з персоналу, юрисконсульт; за необхідності — керівник бухгалтерської служби (Рекомендації щодо складення і оформлення посадової інструкції Збірника уніфікованих форм ОРД).
Порядок візування інструкцій на підприємстві регламентуйте в інструкції з діловодства.
Погоджений проект інструкції підписує керівник структурного підрозділу, у складі якого передбачено посаду. Зазначають назву посади керівника підрозділу, його ініціали та прізвище. Керівник підрозділу проставляє особистий підпис (Рекомендації щодо складення і оформлення посадової інструкції Збірника уніфікованих форм ОРД).
На більшості підприємств інструкції затверджує перший керівник. Однак із метою оптимізації документообігу, економії робочого часу керівника, він може делегувати відповідні повноваження іншим посадовим особам. Наприклад, заступнику директора з кадрових питань. Делегування повноважень оформлюють наказом з основної діяльності.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
