Варто зазначити, що нормативно-правовими актами ці питання не врегульовано (за винятком порядку ведення особових справ державних службовців). Особливості оформлення первинних облікових документів та присвоєння табельних номерів працівникам, які повторно приймаються до тієї ж організації, мають бути визначені в локальних нормативних актах організації, що регулюють ведення кадрового діловодства та порядок табельного обліку (інструкція з діловодства, інструкція з кадрового діловодства, положення про табельний облік тощо).
Норми локальних документів із зазначеного питання не мають суперечити положенням нормативно-правових актів, які регулюють порядок складання, ведення та зберігання первинних облікових документів працівників.
Формування особової справи у разі повторного прийняття на роботу
Особова справа — це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника, зокрема біографічні дані, відомості про освіту, трудову діяльність, військову службу, сімейний стан, місце проживання, державні нагороди (відзнаки), заохочення тощо.
Роботу з особовими справами державних службовців регламентовано Порядком ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженим наказом Нацдержслужби від 22.03.2016 № 64 (далі — Наказ № 64).
Робота з особовими справами працівників, які не належать до категорії державних службовців, провадиться відповідно до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Держархівів від 16.03.2001 № 16 (далі — Правила роботи архівних підрозділів).
Пунктом 5 розділу 3 Наказу № 64 рекомендовано використовувати сформовану раніше особову справу у разі повернення особи на державну службу. Тобто продовження роботи з особовими справами державних службовців не є обов’язковим, але за певних умов можливе і навіть доцільне.
Хоча організації, на які поширюється дія Правил роботи архівних підрозділів, можуть скористатися рекомендацією Наказу № 64 щодо продовження формування особових справ, утім зазвичай це неможливо і лише ускладнює роботу з особовою справою.
Відповідно до Правил роботи архівних підрозділів справи з особового складу через два роки після закінчення їх у діловодстві мають бути передані до архіву (архівного підрозділу) організації для наступного зберігання та користування. При передаванні на зберігання до архіву всі особові справи працівників, звільнених в одному році, групують (тобто підшивають) в окрему зведену справу. Після формування зведеної справи аркуші документів, вміщених до неї, нумерують у валовому порядку, починаючи з одиниці. Після нумерації сторінок зведеної справи складають її внутрішній опис. У внутрішньому описі зазначають прізвища працівників, особові справи яких уміщено до зведеної справи, і відповідні номери сторінок документів у зведеній справі. Наприкінці зведеної справи вміщують сторінку із засвідчувальним написом справи. У ній зазначають кількість аркушів, підшитих у справі, і окремо — кількість аркушів внутрішнього опису.
Отже, для того, аби вилучити з архіву особову справу працівника, треба розшити зведену справу, а потім наново її сформувати у зазначеному порядку. Чи варто це робити? Однозначно — ні! При формуванні нової особової справи працівника, повторно прийнятого через два і більше років після звільнення, кадровики витратять значно менше особистого робочого часу і матеріальних ресурсів.
При повторному прийнятті працівника протягом двох років з моменту звільнення, не завжди доцільно продовжувати особову справу, яка ще зберігається в кадровій службі в «первісному» вигляді. Адже облікові документи особової справи містять застарілу інформацію, а отже, підлягають вилученню і новому оформленню, про що має бути зроблено відповідні відмітки у внутрішньому описі справи.
Так, між звільненням і прийняттям працівник вже міг попрацювати не в одній організації, змінити прізвище (ім’я, по батькові); могли зазнати змін відомості про родинний стан, склад родини, освіту та інші облікові дані. Отже, інформація про особисті дані та трудову діяльність в особовому листку з обліку кадрів і в автобіографії не відповідатиме дійсності.
Навіть якщо жодних змін не відбулося, сформована особова справа може містити неактуальні документи (довідки МСЕК, строк дії яких сплинув, копії документів про навчання та здобуту кваліфікацію, які не мають відношення до теперішньої трудової функції працівника тощо), які не нестимуть необхідного інформаційного навантаження та лише збільшуватимуть обсяг справи.
Отже, продовження формування особових справ може бути доцільним у випадках, коли працівника повторно приймають на роботу через невеликий проміжок часу з моменту останнього звільнення, та за умови відсутності змін в особистих даних і нової інформації про трудову діяльність (наприклад, коли для працівника-сумісника місце роботи стає основним або коли протягом певного часу особу кілька разів повторно приймають на роботу на час відсутності основних працівників (відпустки, тимчасова непрацездатність) тощо).
Кожна організація самостійно має визначити можливість і порядок продовження формування особових справ, зафіксувавши відповідні норми у локальних нормативних документах, ураховуючи при цьому вимоги законодавства та специфіку організації документообігу в організації.
Присвоєння табельного номера у разі повторного прийняття на роботу
Порядок присвоєння та використання табельних номерів законодавчо не унормовано. Відповідну систему кожна організація має розробити самостійно. Деякі популярні бухгалтерські видання рекомендують не присвоювати іншому працівнику табельний номер звільненого працівника протягом двох-трьох років, «зберігаючи» його на випадок повторного прийняття працівника на роботу.
На нашу думку, табельний номер звільненого працівника взагалі не треба присвоювати комусь іншому, оскільки це може внести плутанину при автоматизованому обробленні інформації з обліку робочого часу та нарахування заробітної плати, перешкоджати пошуку необхідних даних. Але жодну рекомендацію не можна використовувати беззастережно. Кожна організація має вводити власні обмеження (або не вводити їх узагалі) щодо присвоєння новим працівникам табельних номерів звільнених працівників, виходячи з конкретних умов побудови документообігу, систем обліку робочого часу та розрахунків з працівниками.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
