Відповідь
Коли готуєте положення про ЕК, використовуйте Методичні рекомендації з підготовки Положення про експертну комісію громадського об’єднання, релігійної організації, підприємства, установи та організації, заснованих на приватній формі власності, затверджені наказом Державної архівної служби України від 29.07.2019 № 65 (далі — Методрекомендації № 65).
Відповідно до Методрекомендацій № 65 до складу ЕК рекомендують включати керівників служби діловодства та архівного підрозділу юридичної особи, працівників структурних підрозділів, а також представників ЕПК державного архіву або ЕК архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради, у зоні комплектування яких вона перебуває (за згодою).
Хто затверджує склад експертної комісії
Якщо на підприємстві з адміністративно-управлінського персоналу є лише один керівник, і підприємство не має органу вищого рівня, директор підприємства своїм наказом, як виняток, за узгодженням із державним архівом або архівним відділом районної держадміністрації чи міської ради, до складу ЕК може включити за їхньою згодою:
- працівників відповідної архівної установи — державного архіву чи архівного відділу, в зоні комплектування якої перебуває підприємство;
- представників компанії, яка проводитиме науково-технічне опрацювання, зокрема, експертизу цінності документів підприємства, їх підготовку до подальшого зберігання та користування.
Архівна установа, у зоні комплектування якої перебуває підприємство, може порекомендувати до складу ЕК представників інших установ як експертів у сфері архівної справи та діловодства. Це питання не унормовано на законодавчому рівні, тому керуйтеся практичною потребою та доцільністю.
Рекомендуємо перед початком науково-технічного опрацювання документів, зокрема, перед укладенням з організацією договору про надання архівних послуг проконсультуватися з відповідним державним архівом чи архівним відділом, у зоні комплектування якого перебуває підприємство.
Завершення діловодного року — це завжди звітність, журнали з діловодства та перевірка ведення документообігу протягом року. Правила організації діловодства та архівного зберігання документів завжди викликають низку питань: які загальні правила ведення діловодства, як має бути влаштована організація діловодства на підприємстві, де знайти реєстраційні форми діловода? Наші експерти підготували відповіді на ці та інші питання про ведення діловодства на підприємстві.
Журнал реєстрації трудових договорів належить до реєстраційно-облікових форм тривалого строку зберігання — 75 років. Бланк журналу реєстрації трудових договорів на підприємстві та для ФОПа знайдете у статті. Залишається лише скачати.
Організація зберігання документів на підприємстві завжди викликає низку питань. Який перелік строків зберігання документів? Чи існує єдиний термін зберігання кадрових документів? Усе про строк зберігання документів на підприємстві, чіткий перелік типових документів та строки їх зберігання шукайте у статті.
Внесіть вихідні листи в журнал реєстрації. Листи і будь-які інші документи реєструйте, лише коли їх підписали. На допомогу вам шаблон такого журналу
У статті описаний порядок передавання документів (справ) до архіву підприємства структурним підрозділом цього підприємства — відділом кадрів
