Відповідь
Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати Національному стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003», затвердженому наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 № 55 (далі — ДСТУ 4163-2003).
Відповідну настанову містить пункт 11 глави 1 розділу II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.
Згідно з пунктом 5.4 ДСТУ 4163-2003 код організації проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) після реквізиту «Довідкові дані про організацію». У додатках до ДСТУ 4163-2003 код ЄДРПОУ наявний у бланках листів і не зазначений у бланку конкретного виду документа (наказу). Тож чи зазначати цей код в наказах?
Для нас із вами наказ — це розпорядчий документ. А з погляду бухгалтерського обліку накази окремих видів, скажімо, про прийняття на роботу, надання відпустки, звільнення, є ще й первинними документами.
Відповідно до пункту 2.1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення № 88), первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Господарські операції — це факти підприємницької та іншої діяльності, що впливають на стан майна, капіталу, зобов’язань і фінансових результатів.
Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити (п. 2.4 Положення № 88):
- найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ;
- назва документа (форми);
- дата і місце складання;
- зміст та обсяг господарської операції;
- одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі);
- посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити:
- ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру;
- номер документа;
- підстава для здійснення операцій;
- дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.
Отже, якщо передбачається, що той чи той наказ з кадрових питань підтверджуватиме певні витрати підприємства (у т. ч. на оплату відпустки, нарахування заробітної плати, виплату компенсації за невикористану відпустку при звільненні), код ЄДРПОУ є реквізитом, що з’являється з огляду саме на Положення № 88.
Безумовно, код ЄДРПОУ буде доречним і в наказах з адміністративно-господарських питань, де йдеться про виділення коштів на певні потреби підприємства, установи, організації.
Слід визнати, що на практиці код ЄДРПОУ часто включають ледь не до всіх наказів (навіть до тих, що стосуються суто організаційних питань), аби не замислюватися, чи потрібен статус первинного для документа в певній ситуації.
Ірина Іванченко,
шеф-редактор системи «Експертус Кадри»,
журналів «Кадровик-01»
та «Довідник секретаря та офіс-менеджера»
