Посадова інструкція — це організаційно-правовий документ, у якому визначено основні завдання, обов’язки, права і відповідальність працівника при виконанні ним роботи на певній посаді.
Роблячи припис, інспектор з праці має послатися на відповідні норми нормативно-правових актів.
Однак нормативного акту, який містив би обмеження щодо строку зберігання посадових і робочих інструкцій (як і більшості організаційно-розпорядчих документів), не затверджено.
Строк зберігання посадової інструкції — 5 років (ст. 43 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5; далі — Перелік № 578/5). Цей строк є єдиним як для підприємств, установ, організацій (далі — організація), у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (НАФ), так і для організацій, що не належать до джерел формування НАФ.
Водночас приміткою до статті 43 Переліку № 578/5 уточнено, що 5-річний строк зберігання посадових інструкцій встановлюється після заміни цих документів новими. Тобто після заміни посадової інструкції новою примірник інструкції, що втратив чинність, організація має зберігати 5 років. А чинна інструкція зберігається у документах поточного діловодства.
Посадові інструкцій тривалого строку зберігання
В окрему групу приміткою до статті 43 Переліку № 578/5 виокремлено посадові інструкції наукових працівників, посадові й робочі інструкції працівників, що працюють на важких роботах, на роботах із шкідливими і небезпечними умовами праці. Строк зберігання цих документів становить 75 років.
Читайте також — Строки зберігання документів на підприємстві
Документом, який містить настанови щодо розроблення посадових інструкцій, їх структури та змісту, внесення змін до них, є Випуск 1 «Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджений наказом Мінпраці України від 29.12.2004 № 336 (зі змінами і доповненнями; далі — ДКХП). А саме — розділ «Загальні положення» Випуску 1.
Форму посадової інструкції наведено у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому протоколом засідання Методичної комісії Держкомархіву України від 20.06.2006 № 3 (далі — Збірник уніфікованих форм ОРД).
Ані «Загальні положення» Випуску 1 ДКХП, ані уніфікована форма не передбачають зазначення відомостей про строк дії посадової (робочої) інструкції.
Зміни та доповнення до посадових інструкцій
Відповідно до «Загальних положень» Випуску 1 ДКХП до посадових інструкцій може бути внесено зміни та доповнення лише на підставі наказу керівника організації за певних обставин:
- у разі перерозподілу обов’язків між працівниками у зв’язку зі скороченням чисельності, раціоналізацією бізнес-процесів;
- при зміні назви організації, підрозділу, посади.
Отже, посадові (робочі) інструкції є документами, що діють протягом тривалого часу. В організаціях, де їх створено не «для полички», а як інструмент ефективної організації праці, до інструкцій регулярно вносять уточнення.
Що може зумовити потребу переглянути чи змінити інструкції? З-поміж найпоширеніших причин:
- перейменування організації чи підрозділів;
- зміна організаційної структури;
- зміна штатного розпису;
- перегляд завдань структурних підрозділів і внесення змін до положень про них;
- розширення чи зміна обов’язків працівників;
- поява нових видів робіт і, відповідно, перерозподіл посадових обов’язків.
Роботодавець може визначити періодичність перегляду посадових (робочих) інструкцій (наприклад, раз на рік чи на три роки) у локальному нормативному акті — в Інструкції з діловодства або в окремому Положенні про роботу з посадовими (робочими) інструкціями.
Передбачити, з якою періодичністю відбуватимуться події, що спричиняють зміни в посадових (робочих) інструкціях, неможливо. Тому в локальному акті доцільно визначити події, при настанні яких необхідно вносити зміни до посадових (робочих) інструкцій, а також перелік посад працівників, які мають право виступати з такою ініціативою (керівник організації, керівники структурних підрозділів тощо).
Як правило, пропозиції щодо внесення змін до посадових (робочих) інструкцій подають у письмовому вигляді на розгляд керівнику кадрової служби, який оцінює їх доцільність, висловлює свою думку роботодавцю і за необхідності організовує розроблення і погодження нових проектів інструкцій.
При внесенні змін до посадових (робочих) інструкцій керівник кадрової служби повинен визначити, чи не пов’язаний цей захід зі зміною обов’язків і трудових функцій відповідних працівників, тобто, чи має місце зміна істотних умов праці.
Адже про зміну істотних умов праці працівника необхідно повідомити за два місяці (ч. 3 ст. 32 КЗпП). У разі незгоди працівника продовжувати роботу в нових умовах трудовий договір припиняють за пунктом 6 статті 36 КЗпП з виплатою вихідної допомоги у розмірі середнього місячного заробітку (ст. 44 КЗпП).
Уточнення обов’язків, оновлення переліку нормативних документів, якими працівник має керуватися в роботі, не зумовлюють зміну трудової функції, тому про внесення таких змін попереджати працівника за два місяці не потрібно.
Звільнення посадових осіб, які підписали чи затвердили посадові (робочі) інструкції, не є підставою для внесення змін до їх реквізитів, тому перезатверджувати ці документи в означеному випадку не потрібно.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
