Табель рабочего времени — основание для начисления зарплаты работникам. Кто подписывает табель учета рабочего времени? Каков порядок ведения табеля учета рабочего времени? Как отмечается отпуск без сохранения заработной платы в табеле? Какие особенности заполнения предполагает табель учета рабочего времени, образец заполнения при смене в учете рабочего времени? Ответы на эти важные вопросы и реальный пример заполнения табеля учета рабочего времени Вы найдете в статье.
При проверке инспектор труда традиционно просит показать табель учета рабочего времени.
Ведь ведение табеля учета рабочего времени и качественно оформленный журнал учета рабочего времени работников — способ обеспечить достоверный учет рабочего времени на предприятии, что является обязанностью работодателя.
Чаще всего табель использования рабочего времени содержит следующую ошибку: нарушение статьи 30 Закона об оплате труда. Эта статья, в частности, закрепляет, что работодатель обязан обеспечить достоверный учет выполняемой работником работы и бухгалтерский учет затрат на оплату труда в установленном порядке. Табель учета использования рабочего времени — образец надлежащего обеспечения такого учета. В случае же наличия нарушения придется отвечать как работодателю, так и работнику, из-за которого произошло нарушение (ст. 265 КЗоТ, ст. 31 КоАП).
Рассмотрим, как заполнить табель учета рабочего времени, чтобы быть уверенным в его правильности.
Табель учета рабочего времени бланк П-5 по Приказу №489 имеет рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. При необходимости табель учета использования рабочего времени — форма П-5, образец заполнения которой закреплен на подзаконном уровне, может дополняться другими показателями, необходимыми для учета рабочего времени в конкретной организации.
Таким образом, на основании типовой формы № П-5 в каждой организации должна быть разработана и утверждена собственная форма табеля учета рабочего времени, которая будет учитывать специфику работы организации. Следовательно, утвердив образец, заполняйте табель учета рабочего времени с учетом следующих элементов: определите порядок ведения и оформления табелей учета рабочего времени, отметки в табеле рабочего времени, сроки и порядок их представления в бухгалтерскую службу организации.
Визначте, кому доцільно доручити табельний облік, адаптуйте форму табеля під потреби підприємства, заповніть табель без помилок, навіть якщо працівники працюють за режимом, відмінним від звичайного, та правильно оберіть позначки для неявок
Впрочем, утверждение только формы табеля недостаточно. Организация также должна определить порядок ведения и оформления табелей учета рабочего времени, отметки в табеле, сроки и порядок их представления в бухгалтерскую службу организации. Для этого разработайте и утвердите отдельное внутреннее положение о ведении табельного учета организации, например Положение об табельном учете или Положение об учете использования рабочего времени (далее — Положение). Табель учета рабочего времени, пример заполнения которого вы найдете в этой статье, является достаточно важной процедурой обеспечения эффективности и организации рабочего процесса на предприятии.
Табель учета рабочего времени: бланк
Типичная форма табеля учета рабочего времени имеет следующий вид:
Условные обозначения в табеле учета рабочего времени
Чтобы правильно ставить отметки в табеле учета рабочего времени, просмотрите условные обозначения табеля учета рабочего времени:
Условные обозначение
Код
буквенный
цифровой
ЧАСЫ РАБОТЫ
Часы работы, предусмотренные колдоговором
Р
01
Часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделю) в соответствии с законодательством (ст. 56 КЗоТ)
РС
02
Вечерние часы работы
ВЧ
03
Ночные часы работы
РН
04
Сверхурочные часы работы
НУ
05
Часы работы в выходные и праздничные дни
РВ
06
Командировки
ВД
07
НЕЯВКИ ИЗ-ЗА ОТПУСКОВ
Основной ежегодный отпуск (ст. 6 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 № 504/96-ВР, далее — Закон об отпусках)
В
08
Ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и тяжелыми условиями труда (ст. 7 Закона об отпусках)
Д
09
Ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда (ст. 8 Закона об отпусках)
Д
09
Дополнительный отпуск работникам, которые являются лицами, пострадавшими в результате Чернобыльской катастрофы (ст. 20, 21, 30 Закона Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.1991 № 796-XII)
Ч
10
Творческий отпуск (ст. 16 Закона об отпусках)
ТВ
11
Отпуск в связи с обучением в средних учебных заведениях (ст. 13 Закона об отпусках)
Н
12
Отпуск в связи с обучением в профессионально-технических учебных заведениях (ст. 14 Закона об отпусках)
Н
12
Отпуск в связи с обучением в высших учебных заведениях, учебных заведениях последипломного образования и аспирантуре (ст. 15 Закона об отпусках)
Н
12
Отпуск в связи с профсоюзным обучением (ст. 15-1 Закона об отпусках)
Н
12
Отпуск без сохранения заработной платы работникам, допущенным к вступительным экзаменам в высшие учебные заведения (п. 12 ст. 25 Закона об отпусках)
НБ
13
Отпуск без сохранения заработной платы работникам, допущенным к сдаче вступительных экзаменов в аспирантуру с отрывом или без отрыва от производства, а также работникам, обучающимся без отрыва от производства в аспирантуре и успешно выполняющих индивидуальный план подготовки (п. 13 ст. 25 Закона об отпусках )
НБ
13
Отпуск без сохранения заработной платы работникам, дети которых в возрасте до 18 лет поступают в учебные заведения, расположенные в другой местности (п. 17 ст. 25 Закона об отпусках)
НБ
13
Отпуск без сохранения заработной платы матери или отцу, воспитывающему детей без матери (в том числе и в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении), имеющей двух и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида (п. 1 ст. 25 Закона об отпусках)
ДБ
14
Отпуск без сохранения заработной платы мужу, жена которого находится в послеродовом отпуске (п. 2 ст. 25 Закона об отпусках)
ДБ
14
Отпуск без сохранения заработной платы ветеранам войны, лицам, имеющим особые заслуги перед Родиной, и лицам, на которых распространяется действие Закона Украины «О статусе ветеранов войны, гарантиях их социальной защиты» от 22.10.1993 № 3551-ХII (п. 4 ст . 25 Закона об отпусках)
ДБ
14
Отпуск без сохранения заработной платы лицам, имеющим особые трудовые заслуги перед Родиной (п. 5 ст. 25 Закона об отпусках)
ДБ
14
Отпуск без сохранения заработной платы пенсионерам по возрасту и инвалидам III группы (п. 6 ст. 25 Закона об отпусках)
ДБ
14
Отпуск без сохранения заработной платы инвалидам I и II групп (п. 7 ст. 25 Закона об отпусках)
ДБ
14
Отпуск без сохранения заработной платы лицам, вступающим в брак (п. 8 ст. 25 Закона об отпусках)
ДБ
14
Отпуск без сохранения заработной платы работникам в случае смерти родственников по крови или по браку (п. 9 ст. 25 Закона об отпусках)
ДБ
14
Отпуск без сохранения заработной платы работникам для ухода за больным родственником по крови или по браку, который по заключению медицинского учреждения нуждается в постоянном постороннем уходе (п. 10 ст. 25 Закона об отпусках)
ДБ
14
Отпуск без сохранения заработной платы работникам для завершения санаторно-курортного лечения (п. 11 ст. 25 Закона об отпусках)
ДБ
14
Отпуск без сохранения заработной платы совместителям (п. 14 ст. 25 Закона об отпусках)
ДБ
14
Отпуск без сохранения заработной платы ветеранам труда (п. 15 ст. 25 Закона об отпусках)
ДБ
14
Отпуск без сохранения заработной платы работникам, которые не использовали по предыдущему месту работы ежегодный основной и дополнительные отпуска полностью или частично и получили за них денежную компенсацию (п. 16 ст. 25 Закона об отпусках)
ДБ
14
Дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — инвалида с детства подгруппы А І группы (ст. 19 Закона об отпусках)
ДО
15
Отпуск по беременности и родам (ст. 17 Закона об отпусках)
ВП
16
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (ст. 18 Закона об отпусках)
ВП
16
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им шестилетнего возраста (п. 3 ст. 25 Закона об отпусках)
ДД
17
Отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон (ст. 26 Закона об отпусках)
НА
18
Другие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работ)
БЗ
19
НЕЯВКИ ПО ДРУГИМ ПРИЧИНАМ
Неявки в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю)
НД
20
Неявки в связи с временным переводом на работу на другое предприятие на основании договоров между субъектами хозяйствования
НП
21
Другое неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывной подготовки, военные сборы, донорские, отгул и т. д.)
ІН
22
Простой
П
23
Прогул
ПР
24
Массовые невыходы на работу (забастовки)
С
25
Оплачиваемая временная нетрудоспособность
ТН
26
Неоплачиваемая временная нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой и др., подтвержденная справками лечебных учреждений)
НН
27
Неявки по невыясненным причинам
НЗ
28
Другие виды неявок, предусмотренные коллективными договорами, соглашениями
ІВ
29
Другие причины неявок
І
30
Заполняя табель учета использования рабочего времени бланк, обязательно пользуйтесь указанными условными обозначениями для удобства.
Обратите внимание, что табель учета рабочего времени 2025 еще дополняется альтернативным видом контроля — журнал учета рабочего времени работников. Такой журнал посещений является одной из дополнительных форм контроля соблюдения работниками режима работы. В настоящее время несколько отходят от того, чтобы систематически заполнять журнал учета рабочего времени работников (бланк) и вводят электронно-пропускную систему, которая фиксирует, когда работник покинул рабочее место или вернулся. Журнал учета рабочего времени работников образца обязательно должен содержать следующие сведения: информация о работнике (ФИО, должность), время прибытия на работу и время оставления рабочего места. Табель учета рабочего времени, условные обозначения к которому указаны выше, заполняется с учетом информации, отраженной в журнале.
Табелирование работников
Система присвоения и использования табельных номеров каждая организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет в Положении. Табель учета рабочего времени, условные обозначения которого не закреплены в локальном положении, заполняется по типовой форме. В частности образец заполнения табеля учета рабочего времени содержит табельные номера, которые могут совпадать с порядковыми номерами в Журнале регистрации принятых работников или присваиваться по системе, разработанной по другим принципам. Некоторые организации в качестве табельных номеров используют идентификационные номера лиц. Однако обращайте внимание на то, что табельными номерами, состоящими из большого количества цифр, сложно пользоваться.
Также, при необходимости, положение о табельном учете рабочего времени может предусматривать порядок замены табельного номера при переводе работника на другую должность или в другое структурное подразделение.
Кто ведет табель учета рабочего времени
Поручайте ведение учета рабочему только лицам, имеющим возможность регулярного контроля за пребыванием работников на работе. Это обусловлено тем, что табель учета использования рабочего времени должен отражать фактическое использование рабочего времени.
Лицами, имеющими возможность регулярного контроля за пребыванием работников на работе, обычно являются руководители структурных подразделений или их заместители. В крупных организациях табель рабочего времени может содержать информацию как обо всех работниках, так и отдельно состоять на обособленном структурном элементе коллектива. Часто эти работники входят в состав кадровой службы, но порядок их работы, рабочие места определяются так, чтобы у них была возможность контролировать наличие/отсутствие «контролируемых» работников: на работу или с работы, на перерыв или с перерыва. Следовательно, таблица учета рабочего времени должна содержать реальную информацию.
Нередко функцию сборки табелей возлагают на одного из работников кадровой службы (инспектора по кадрам, менеджера по персоналу, начальника отдела кадров и т. п.). Однако уместность заполнять табель учета рабочего времени, обозначение в нем часов труда представителем кадровой службы является лишь в следующих случаях:
организация имеет небольшую численность персонала и все работники сосредоточены в одном помещении, что позволяет «табельнику» постоянно контролировать соблюдение работниками трудовой дисциплины;
в организации введена система ежедневного «информирования» о присутствии/отсутствии работников на рабочих местах, опоздание, преждевременное оставление работы (например, соответствующая информация, заверенная личной подписью руководителя подразделения, ежедневно подается лицу, ответственному за учет использования рабочего времени, или при составлении табелей используются сведения, полученные из системы электронного учета прихода/ухода работников).
В других случаях работнику кадровой службы достаточно трудно контролировать присутствие работников на рабочих местах, а значит, вполне вероятно, что табель учета рабочего времени бланк будет заполнен по ошибке, а соответственно, и начисление заработной платы будет некорректным.
Табель учета рабочего времени: бланк упрощенный и типичный табель учета рабочего времени может также заполнять бухгалтер или директор/руководитель. Это типично для малых компаний, где табель рабочего времени содержит несколько должностных единиц.
Так, например, табель учета рабочего времени охранников может заполнять представитель кадровой службы, бухгалтер, руководитель службы охраны предприятия, табельник или сам руководитель предприятия, в зависимости от особенностей распределения трудовых обязанностей.
Также в более современных компаниях время работы работников можно автоматически регистрировать с помощью специализированных систем электронного управления рабочим временем. Эти системы отслеживают время входа и выхода работников, что позволяет быстро и достоверно заполнить табель учета рабочего времени. Украина тоже сейчас на пути такой цифровизации.
Как заполнять табель учета рабочего времени
Заполняем табель учета рабочего времени правильно. Учет использования рабочего времени осуществляется за каждый рабочий день (смену) в табеле учета рабочего времени, открываемого ежемесячно на работников структурного подразделения. Табель рабочего времени, пример заполнения которого подразумевает расчет количества отработанного времени в часах, при необходимости одновременно можно заполнять и в днях.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о фактически отработанном времени, о работе в сверхурочное время или другие отклонения от нормальных условий работы должны осуществляться только на основании документов, оформленных должным образом, например, больничного, приказа о предоставлении работнику дня отдыха за работу в выходной день, приказ о привлечении работника к работе в выходной день и т. д.
Для заполнения табеля учета рабочего времени за каждый день в нем есть две строки:
первый — для записи количества отработанных часов;
второй — для отметок причин отклонений от нормальных условий работы или неявок.
Образец заполнения табеля рабочего времени в выходные, праздничные и нерабочие дни
Исходящий в табеле учета рабочего времени можно обозначать произвольными условными обозначениями, кроме уже предусмотренных в типовой форме № П-5.
Работа по выходным, праздничным и нерабочим дням отображается за соответствующий календарный день и в составе общего количества отработанных часов и дней за месяц. Часы работы в выходные, праздничные и нерабочие дни обозначаются в табеле буквенным кодом «РВ» или цифровым кодом «06».
Порядок оформления табеля учета рабочего времени в таком случае предусматривает нижеследующий образец табеля учета рабочего времени за рабочий месяц:
ВниманиеКоличество неявок в выходные, праздничные и нерабочие дни в общее количество неявок работников за месяц не включается.
Целодневные неявки работника по разным причинам: пример заполнения табеля рабочего времени
Целодневные неявки работника по разным причинам (например, ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность и др.) в табели учета использования рабочего времени в графе «Отметки о явках и неявках по числам месяца» отражаются в следующем порядке.
Если работник отсутствовал на работе, то в первой строке за соответствующее число месяца проставляется отметка «—», а во второй — с использованием условного обозначения указывается причина отсутствия.
Теперь заполняем образец табеля учета рабочего времени, в частности, графы относительно неявок работника по разным причинам. В соответствующей графе указываем количество дней неявок по той или иной причине. Далее умножаем количество дней неявок на установленную коллективным договором организации или нормами действующего законодательства продолжительность рабочего дня (в часах). Полученное количество часов неявок по каждой отдельной причине указываем в соответствующей графе. Подытожим общее количество дней и часов неявок отдельно, а результаты проставляем в графе «Всего неявок».
В общем, все графы относительно количества неявок работников по разным причинам в целом за месяц являются расчетными (в соответствии с вышеуказанным порядком) и используются для определения фонда рабочего времени согласно графику работы организации и контроля эффективности использования рабочего времени.
Образец заполнения табеля учета рабочего времени с учетом ежегодного основного отпуска работника за рабочий месяц
Правила заполнения табеля учета рабочего времени, если работник находится в командировке
Рабочие дни пребывания работника в служебной командировке могут определяться следующим образом: в первой строке указывается количество отработанных часов согласно режиму по основному месту работы, например «8», а во втором соответствующий буквенный или цифровой код — «ВД» или «07». Количество рабочих дней за период служебной командировки отражается в составе общего количества отработанных за месяц дней.
Пример заполнения табеля рабочего времени с учетом командировки работника за рабочий месяц
ВниманиеКоличество командировочных часов отображается в графе «Отработано за месяц» в составе общего количества отработанных за месяц часов.
Неполное рабочее время в табеле учета рабочего времени
Для работника, принятого на работу на условиях трудового договора на неполный рабочий день (неделю) или которого в связи с личными обстоятельствами по его заявлению переведен на такой график работы, сокращение продолжительности рабочего времени является нормальным режимом работы.
При переводе работников на режим неполного рабочего времени (дня, недели) по инициативе работодателя (по экономическим причинам, из-за простой производства, сокращения объемов работ и т. п.), что сопровождается соответствующим уменьшением оплаты труда, дни и часы отсутствия на работе отражаются «НД» и учитываются в составе неявок по указанным причинам за месяц.
Пример заполнения табеля рабочего времени работника, работающего на условиях неполного рабочего времени
При совместительстве (в частности, в той же организации) работа выполняется в свободное от основной работы время. Продолжительность работы по совместительству отображается в табеле. Для удобства учета нужно вести отдельный табель на совместителей. При подсчете отработанного времени по организации количество отработанных часов по совместительству включается в общее количество человеко-часов отработанных работником (целесообразно применение табельного номера).
Количество неявок в выходные, праздничные и нерабочие дни в общее количество неявок работников за месяц не включается.
