Повернення відпускних при звільненні працівника

Коли відпустку надають «авансом»

Право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на підприємстві, в установі, організації (далі — організація). Виняток становлять лише випадки, визначені частиною 7 статті 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон про відпустки), за яких щорічні відпустки повної тривалості у перший рік роботи за бажанням працівника надають до настання 6-місячного терміну безперервної роботи в організації.

Щорічні відпустки за другий та наступні роки роботи можна надати працівнику в будь-який час відповідного робочого року.

Це означає, що ситуація, коли працівнику надали відпустку повної тривалості до закінчення робочого року, можлива як щодо працівника, якого прийняли на роботу менше року тому, так і щодо працівника з тривалим стажем роботи в організації.

Якщо працівник звільняється, але використав відпустку наперед, він має повернути кошти, отримані як оплату за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року. Чи має право організація утримати ці кошти? З’ясуймо.

Хто може виїхати у відрядження чи відпустку за кордон під час воєнного стану

Олена Петровська провідний експерт з трудового законодавства Експертус Кадри Цифрового видавництва Експертус, Київ

Порядок оформлення відрядження під час воєнного стану не змінився. Але направити у відрядження зможете тільки працівника, якого не стосуються обмеження щодо виїзду за межі України. На відпочинок за кордон зможете відпустити теж не всіх.

До алгоритму дій

Підстави для утримання відпускних при звільненні

Відрахування із заробітної плати можуть провадитись тільки у випадках, передбачених законодавством України (ст. 127 КЗпП).

Право власника або уповноваженого ним органу (далі — роботодавець) провадити відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року, визначає пункт 2 частини 2 статті 127 КЗпП і частина 1 статті 22 Закону про відпустки.

Водночас Закон про відпустки містить і перелік випадків, коли відрахування із заробітної плати не провадять.

Відрахування не провадять, якщо працівник звільняється з роботи у зв’язку з:

• призовом або прийняттям (вступом) на військову службу, направленням на альтернативну (невійськову) службу;
• переведенням працівника за його згодою на інше підприємство або переходом на виборну посаду у випадках, передбачених законами України;
• відмовою від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, а також відмовою від продовження роботи у зв’язку з істотною зміною умов праці;
• змінами в організації виробництва та праці, в тому числі ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників;
• виявленням невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров’я, що перешкоджають продовженню даної роботи;
• нез’явленням на роботу понад чотири місяці підряд внаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, якщо законодавством не встановлено більш тривалий термін збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні;
• поновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу;
• направленням на навчання;
• виходом на пенсію (ч. 2 ст. 22 Закону про відупстки).

Також відрахування із заробітної плати за невідпрацьовані дні відпустки не провадять у разі смерті працівника.

Щорічні додаткові відпустки за шкідливі умови та особливий характер праці

Ірина Житкова продуктовий директор Експертус Кадри Цифрового видавництва Експертус, Київ

Оформите щорічну додаткову відпустку за роботу із шкідливими та важкими умовами праці. Визначите тривалість, умови надання й особливості запровадження, поділу й перенесення відпустки за шкідливі та важкі умови паці за Списком 1, 2. Застосуєте формулу розрахунку кількості днів невикористаної відпустки за шкідливі умови для виплати компенсації під час звільнення

Читати статтю

Наказ про утримання відпускних при звільненні

Відрахування із заробітної плати працівників для покриття їх заборгованості організації можуть провадити за наказом (розпорядженням) роботодавця (ч. 2 ст. 127 КЗпП ). Згода працівника на відрахування не потрібна.

Зважаючи на те, що строки зберігання наказів про звільнення та з питань оплати праці (до яких варто віднести і наказ про утримання із заробітної плати) становлять 75 років (ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5), обидва питання можуть бути включені до одного наказу.

Якщо в наказі про звільнення не вирішили питання про відрахування із заробітної плати за дні відпустки, наданої авансом, утримати кошти можна на підставі окремого наказу.

Зразок наказу про утримання відпускних при звільненні складається у разі, коли працівник звільняється до того, як відпрацює повний період, за який йому надано відпустку. Такий наказ оформлюється в останній день роботи працівника одночасно з наказом про звільнення або як додатковий документ до нього. Його зміст має бути юридично обґрунтований відповідно до положень статті 22 Закону України «Про відпустки» та статті 127 Кодексу законів про працю України.

У заголовній частині наказу зазначте повну назву підприємства, дату складання, а також реєстраційний номер наказу.

У вступній частині документа викладається правова підстава для утримання коштів. Як правило, це формулюється так: «У зв’язку з тим, що працівник використав щорічну відпустку повністю (або частково) за робочий рік, який фактично не відпрацьовано, та керуючись статтею 22 Закону України «Про відпустки» і статтею 127 КЗпП України...».

Далі йде розпорядча частина, де вказується:

• прізвище, ім’я, по батькові працівника;
• його посада;
• дата звільнення;
• підстава звільнення (наприклад, за власним бажанням — п. 1 ст. 38 КЗпП);
• кількість днів відпустки, які використано понад належне;
• розмір суми, що підлягає утриманню;
• доручення бухгалтерії здійснити відповідне утримання при остаточному розрахунку.

Розпорядча частина може виглядати, наприклад, так:

«1. Утримати із суми остаточного розрахунку Петренка Андрія Івановича, бухгалтера, який звільняється 8 липня 2025 року за власним бажанням (п. 1 ст. 38 КЗпП України), 2 300 грн 00 коп. — за 5 календарних днів щорічної основної відпустки, наданої за невідпрацьований період.
2. Бухгалтерії забезпечити утримання зазначеної суми при здійсненні остаточного розрахунку із зазначеним працівником.»

Наприкінці документа ставиться підпис керівника підприємства із зазначенням посади, ПІБ та дати. За можливості працівника ознайомлюють з наказом під підпис, хоча це не є обов’язковою вимогою для його чинності. У великих організаціях доцільно також долучити підпис головного бухгалтера або посадової особи, відповідальної за розрахунки. Такий наказ варто зберігати в особовій справі працівника разом із розрахунковим листом та наказом про звільнення.