Штатно-посадова книга забезпечувала:
- облік кадрів;
- наочність інформації про працівників, рівень їх освіти, кваліфікації, розряду, категорії за підрозділами;
- моніторинг укомплектованості підприємства кадрами й облік вакантних посад;
- оперативний доступ до інформації для складання звітів.
Навіть після появи спеціальних програм з обліку персоналу на підприємствах вели штатно-посадову книгу не тільки з практичних міркувань. Ревізійна група ФСС з ТВП перевіряла наявність цієї книги під час ревізій та перевірок щодо цільового використання коштів ФСС з ТВП (п. 10.1 розд. 10 «Перевірка стану роботи з кадрами» Інструкції про порядок проведення ревізій та перевірок по коштах Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затвердженої постановою правління ФСС з ТВП від 19.09.2001 № 38. Інструкція втратила чинність згідно з постановою правління ФСС з ТВП від 22.12.2010 № 29).
Які підприємства повинні вести штатно-посадову книгу?
Законодавство не зобов’язує всі підприємства вести штатно-посадову книгу. Проте така вимога є у деяких відомчих нормативних актах.
Так, усі банківські установи мають вести списки (штатно-посадову книгу) працівників банків (ст. 806 Переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, із зазначенням строків зберігання, затвердженому постановою Правління НБУ від 08.12.2004 № 601). В умовах особливого періоду, який наразі діє в Україні, цей документ зберігайте 75 років.
У підрозділі 2 розділу ІІІ Науково-обгрунтованих рекомендацій щодо організації кадрової роботи на підприємствах будівельної галузі, затверджених рішенням Галузевої ради по роботі з кадрами Держбуду від 23.12.2004 № 1, зазначено, що при прийнятті на роботу відомості про працівника вносять до штатно-посадової книги.
В архіві складають штатну розстановку — розподіл працівників за структурними підрозділами і ділянками роботи, що затверджує керівник архіву (п. 2 розд. IV Положення про організацію роботи архівів, затвердженого наказом Мін’юсту від 27.05.2015 № 797/5).
Тож, законодавство не вимагає, щоб усі підприємства вели штатно-посадову книгу. Проте, вона може знадобитися, наприклад, у випадку кібератаки, коли комп’ютери або програмне забезпечення пошкоджені вірусом.
Форма штатно-посадової книги
Форма штатно-посадової книги законодавством не унормована.
Кадровики використовують штатно-посадову книгу з такими графами:
№ п/п | Назва посади (професії) | Посадовий оклад (тарифна ставка), | Надбавки (доплати), | Прізвище, ім’я, по батькові | Дата народження | Освіта (назва навчального закладу і дата закінчення) | Кваліфікація, спеціальність за освітою | Номер і дата наказу про прийняття на роботу |
Підприємство може адаптувати штатно-посадову книгу, зважаючи на специфіку діяльності. Книга — інструмент для оперативної роботи, отже має містити корисну кадровику інформацію.
Зразок заповнення штатно-посадової книги
(скачати)
Ведення штатно-посадової книги
Штатно-посадову книгу можна вести як у журналі формату А4, так і в електронному вигляді, наприклад у програмі Excel. В електронному вигляді зручніше — у будь-який день можна роздрукувати акуратну таблицю. Проте, якщо комп’ютер уражено вірусом чи відсутня електроенергія в офісі файл з штатно-посадової книги ви відкрити не зможете.
Штатно-посадова книга — по суті, це штатний розпис з інформацією про працівників.
Тому поділіть штатно-посадову книгу на підрозділи аналогічно порядку, зазначеному в штатному розписі. Наприклад: Адміністрація, Бухгалтерія, Відділ кадрів, Господарський відділ тощо.
Як вести штатно-посадову книгу в електронному вигляді — зрозуміло. Розгляньмо, як вести паперовий журнал.
- Розграфіть штатно-посадову книгу не вздовж, а впоперек. Так матимете більше граф і вони будуть ширшими. Якщо граф багато — можна їх зробити на весь розворот зошита.
- Починайте кожен розділ з нової сторінки (розвороту).
- Пишіть назви граф ручкою, або роздрукуйте на комп’ютері.
- Пишіть найменування посад, підрозділів ручкою, якщо їх назви рідко змінюються, якщо часто — пишіть олівцем.
- Залишайте у кожному розділі вільні рядки для додаткових посад.
- Інформацію про працівників зазначайте олівцем.
- Оперативно додавайте інформацію на підставі наказів про прийняття, переведення, звільнення працівника.
- Витирайте інформацію про працівника у разі переведення, звільнення.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
