Оскільки робота за сумісництвом — як «внутрішнім», так і «зовнішнім» — є роботою за окремим трудовим договором, то при прийнятті на роботу за сумісництвом для працівника слід оформити окремий повний комплект облікової документації.
Оформлення особової картки П-2 на сумісника
Насамперед, на сумісника в обов’язковому порядку оформлюють основний обліковий документ — особову картку працівника (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони України від 25.12.2009 № 495/656).
Порядок оформлення особової картки для сумісника має певні особливості у порівнянні з особовою карткою основного працівника.
Так, особова картка працівника містить зокрема, графу 8 «Дата та причина звільнення (з останнього місця роботи)», яку заповнити неможливо, оскільки на дату прийняття на роботу за сумісництвом працівник з «останнього» (основного) місця роботи не звільнений.
Також неможливо заповнити графу 6 «Останнє місце роботи; посада (професія)», оскільки основне місце роботи є не останнім, а теперішнім.
Особові картки ведуть за типовою формою № П-2, яка періодично зазнає змін. Так, у різні періоди чинними були різні типові форми особової картки. Отже, якщо її заведено за формою, чинною у відповідний період, особову картку потрібно актуалізувати відповідно до чинної нині форми.
Порядок ведення особових справ працівників-сумісників
Незалежно від того, чи ведеться на працівника особова справа за основною посадою, після прийняття на іншу посаду на умовах сумісництва оформлюють особову справу (ст. 495 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 № 578/5 , далі — Перелік № 578/5).
Увага! Особові справи сумісників зберігають 75 років після звільнення. А особові справи звільнених працівників у кадровій службі зберігають значно менше.
Документи, що є підставами для видання наказів з кадрових питань (копії дипломів, заяви, дозволи тощо), зберігаються 3 роки.
Склад документів особової справи працівника-сумісника
До особової справи сумісника слід долучити картки обліку (працівник заповнює особовий листок з обліку кадрів зразок, кадровик — внутрішній опис документів особової справи і доповнення до особового листка з обліку кадрів), копію наказу при прийняття на умовах сумісництва.
У подальшому до особової справи сумісника долучають копії наказів про переведення чи переміщення (що мають місце в межах трудового договору, укладеного про роботу за сумісництвом), звільнення з посади за сумісництвом.
Увага! З урахуванням статей 493-495 Переліку № 578/5 особові справи в обов’язковому порядку ведуть на працівників певних категорій (керівники, професіонали (у т. ч. науковці), фахівці, технічні службовці; державні службовці; сумісники; працівники громадських організацій, у т. ч. представники профкому); необхідність ведення особових справ на працівників інших категорій організація визначає самостійно, враховуючи власні можливості, у т. ч. кількість працівників кадрової служби, умови для зберігання документів тощо.
Отже, на сумісників (як «внутрішніх», так і «зовнішніх») необхідно вести не тільки особові картки за типовою формою № П-2, а також і особові справи.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
