На підприємстві виникла потреба у конкретному працівнику, який перебуває у відпустці. І роботодавець повинен використати порядок відкликання з відпустки. Як правомірно відкликати з відпустки та що передбачає алгоритм дій, читайте у статті.
Відкликання з щорічної відпустки допускається за згодою працівника лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства з додержанням вимог частини першої цієї статті та в інших випадках, передбачених законодавством. У разі відкликання працівника з відпустки його працю оплачують з урахуванням тієї суми, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки (ч. 3 статті 12 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; далі — Закон про відпустки).
Як надавати ту чи ту відпустку, як оформити компенсацію, чи вносити зміни до графіка відпусток у зв’язку з новаціями, чи оплачувані відпустки — тепер неоплачувані... Тримайте відповіді експертів на найчастіші запитання від ваших колег.
Важливо! Перевірте, чи використав (або — чи зможе використати) працівник у робочому році, за який він перебуває у щорічній відпустці, одну безперервну частину тривалістю не менше 14 календарних днів. Оскільки законодавство про відпустки вказує на можливість ділити щорічну відпустку на частини, але за умови, що безперервна тривалість однієї із таких частин становитиме 14 календарних днів.
Отже, перш за все, вирішіть питання правомірності відкликання. Виклик з відпустки має місце лише у разі перебування працівника у щорічній відпустці (основній або додатковій).
Перед тим, як документально оформити відкликання з відпустки, попросіть працівника надати згоду на відкликання, письмово або в електронній формі з використанням технічних засобів електронних комунікацій.
Врахуйте, що згода на відкликання з відпустки має містити підтвердження того, що працівник не заперечує проти відкликання та бажану дату, з якої планується використання залишку відпустки.
Разом з тим, у перший робочий день після відпустки у наказі про відкликання з відпустки працівник має поставити відмітку про те, що ознайомлений та не має заперечень.
Якщо працівник відпочиває за кордоном і дострокове повернення з відпустки для нього невигідне, будьте готові використати альтернативний варіант заміни відсутнього працівника. Наприклад, у разі неможливості відкликати з відпустки у зв’язку з виробничою необхідністю можна залучити сторонніх фахівців на підставі строкового трудового договору.
Керівник відділу на ім’я роботодавця готує доповідну (службову) записку, в якій пояснює та обґрунтовує необхідність відкликання працівника з відпустки. Цей етап не обов’язковий, але доповідна може бути використана як підстава для наказу керівника. Також, працівник у нижній частині доповідної записки безпосереднього керівника ставить відмітку, що згоден на відкликання, дату й підпис.
Строк надання невикористаних днів відпустки у наказі можна вказати таким чином:
конкретні дати одразу після закінчення обставин, що спричинили відкликання (якщо відомо), або через деякий час. Додатковий наказ про надання відпустки не потрібен;
місяць, на який перенесено відпустку. В цьому випадку наказ видайте на підставі заяви працівника.
Кадрова служба готує та подає на підпис роботодавцю проєкт наказу про відкликання працівника з відпустки. Порядок відкликання працівника з відпустки передбачає підписання та реєстрацію наказу в Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання, після чого наказ набуває юридичної сили. Ознайомте працівника з наказом під підпис.
Запис про відкликання з відпустки до картки П-2 та зміни до графіка відпусток
Роботодавець зобов’язаний вести облік відпусток, що надають працівникам (ч. 12 ст. 10 Закону про відпустки).
Відмічайте відкликання з відпустки у особових картках працівників (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656; далі — картка П-2):
акуратно закресліть рискою попередній запис про кількість днів та дату закінчення відпустки;
нижче (або поряд) у відповідних графах вкажіть фактичну кількість наданих днів та дату закінчення відпустки;
навпроти нової дати у графі «Підстава, наказ № » зазначте номер і дату наказу про відкликання з відпустки.
Заповнюйте усю документацію вчасно. Адже, відомості про відпустку мають відповідати відомостям у наказі, а у разі зазначення фактичної дати закінчення відпустки, іншої, ніж передбачено наказом про її надання, дати не співпадатимуть. При наданні відпустки заповнюйте всі графи розділу «Відпустки».
Коригуючий запис про фактичну кількість днів використаної відпустки та день закінчення відпустки можна позначити іншим кольором, прийнятним у діловодстві: чорним, фіолетовим.
Нові дати відпустки, спричинені відкликанням відобразіть у графіку відпусток.
Читайте також: 
