Внесення змін до штатного розпису у зв’язку зі зміною назви посади

Насправді Національний класифікатор України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затверджений наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327 (КП), ніколи не містив професійної назви роботи «Директор по персоналу», натомість передбачав професійну назву роботи «Директор з кадрових питань і побуту» (код за КП 21477), яка, на думку багатьох роботодавців, не відповідала сучасному стану роботи з персоналом.

Наказом Мінекономрозвитку від 18.11.2014 № 1361, за погодженням із Мінсоцполітики затверджено Зміни та доповнення № 2 до КП (далі — Зміна № 2).

Зміною № 2, зокрема, введено професійну назву роботи «Директор з управління персоналом» з кодом КП 1232.

Назви посад для штатного розпису підбирають згідно з КП. Записи до трудових книжок про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, виконують відповідно до найменувань професій і посад, зазначених у КП (п. 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58).

Кваліфікуємо зміну назви посади: зміна істотних умов праці чи уточнення

За загальним правилом, зміна назви посади, навіть з метою приведення у відповідність до КП, кваліфікується як зміна істотних умов праці, про яку працівника попереджають не пізніше ніж за два місяці (ч. 3 ст. 32 КЗпП), — за винятком випадків, коли йдеться про уточнення назви посади.

Потреба в уточненні виникає, як правило, коли назва посади має нормативний відповідник у КП, але відрізняється від нього або порядком слів, або граматично.

Наприклад:

Маємо підстави для уточнення і в ситуації, коли назва посади у штатному розписі близька або подібна до певної базової професійної назви роботи, вміщеної до КП, а завдання і обов’язки за цією посадою збігаються з тими, які передбачено кваліфікаційною характеристикою для професії з базовою назвою (за відсутності кваліфікаційної характеристики — описом відповідної професії у міжнародній системі професійної класифікації).

Для професії «Директор з управління персоналом» кваліфікаційну характеристику ще не розроблено. Тож, звернімося до опису групи «Керівники трудовими ресурсами» Міжнародної стандартної класифікації професій 2008 року (ISCO-08), розробленої Міжнародною організацією праці (МОП), та вміщених до неї професій.

ISCO-08 поєднує однотипні, споріднені професії керівників таких напрямів:

• кадрова робота;
• управління персоналом;
• виробничі відносини.

Примітно, що типові обов’язки, визначені для професій цієї групи, не обмежуються кадровою роботою та підготовкою персоналу. Сферу повноважень розширено новими функціями, які стосуються питань охорони та безпеки праці, визначення структури та рівня оплати праці, соціальної роботи, формування корпоративної культури, розроблення систем оцінювання якості персоналу тощо.

Завдання та обов’язки Директора з управління персоналом, визначені на підставі опису в ISCO-08.

Припустімо, що зіставлення «нормативних» завдань та обов’язків директора з управління персоналом із фактичними обов’язками очільника служби персоналу (у нашому випадку — «Директор по персоналу»), зафіксованими в посадовій інструкції або в положенні про підрозділ, засвідчило їх збіг (за суттю та змістом, але не дослівний на рівні формулювань, що малоймовірно). Подібний функціонал є достатньою підставою, щоб кваліфікувати потрібну кадрову процедуру саме як «уточнення назви посади».

Видаємо наказ про внесення змін до штатного розпису

Зміни до штатного розпису вносять на підставі наказу.

Наказ про внесення змін до штатного розпису з метою уточнення назви посади для приведення її у відповідність до КП можна скласти, послуговуючись розробленим експертами зразком.

Зауважимо, що цим же наказом можна внести зміни і до посадової (робочої) інструкції, а за потреби (якщо уточнюється назва керівної посади) — і до положення про структурний підрозділ.

Вносимо зміни до трудової книжки та облікових документів працівника

У строки, визначені наказом керівника, працівник служби персоналу (найімовірніше — інспектор з кадрів) готує проект індивідуального наказу про внесення змін до особової картки і трудової книжки працівника (скачати зразок наказу).

Якщо на працівника ведеться особова справа, про уточнення назви посади має бути зазначено і в доповненні до особового листка з обліку кадрів — обов’язкового документа особової справи, в якому фіксують усі зміни, що стосуються працівника і відбуваються протягом його роботи в організації.

Підстава для видання індивідуального наказу — це наказ про внесення змін до штатного розпису.

Згода працівника на уточнення назви його посади з метою приведення її у відповідність до КП не потрібна (на відміну від зміни назви посади у порядку зміни істотних умов праці).

Працівника слід обов’язково ознайомити з індивідуальним наказом — під підпис та із зазначенням дати ознайомлення (п. 11 гл. 9 розд. ІІ Правил № 1000/5).

Вносимо відомості про уточнення назви посади до трудової книжки, особової картки П-2 і доповнення до особового листка з обліку кадрів

На підставі зазначеного вище індивідуального наказу кадрова служба вносить до трудової книжки запис про зміну назви посади з посиланням на КП.

На підставі того ж індивідуального наказу відомості про уточнення назви посади працівника вносять і до його особової картки П-2 та доповнення до особового листка з обліку кадрів.

Ознайомлюємо працівника із записом про уточнення назви посади в трудовій книжці

Із кожним записом, що вноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці, в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки або вкладиша (п. 2.5 Інструкції № 58).

Вважаємо за доцільне ознайомлювати працівника під підпис в особовій картці П-2 і з внесеним до трудової книжки записом про уточнення назви посади.

Ольга Коновалова,
заступник директора департаменту з питань праці —
начальник відділу з питань трудових відносин
Державної служби України з питань праці

Ірина Іванченко,
шеф-редактор системи «Експертус Кадри»,
журналів «Кадровик-01» та «Довідник секретаря та офіс-менеджера»