Из письма в редакцию: «Несколько лет назад мы позволили женщине-лаборанту работать в свободное от основной работы время по внутреннему совместительству в той же лаборатории уборщицей производственных помещений. За такую работу мы доплачивали ей 50% оклада уборщицы. Сейчас эта работница решила отказаться от работы уборщицы. Какой следует издать приказ? Поскольку ранее был издан приказ о разрешении работать по совместительству, то теперь имеем написать «не позволяем дальше работать»? Или как правильно?»
Вопросы по совместительству в организации, которая является для работника одновременно основным местом работы, часто ставят кадровики в письмах в редакцию журнала «Кадровик-01» или по телефону Горячей Линии Кадровика, которая работает для подписчиков журнала. К сожалению, специалисты кадровых служб нередко допускают ошибки при оформлении такого совместительства (назовем его «внутренним»): путают совместительство с совмещением профессий (должностей), воспринимают внутреннее совместительство как «расширение границ» трудового договора по основному месту работы и тому подобное.
Предлагаем вам 13 важных правил внутреннего совместительства, которые помогут вам соблюсти нормы права в трудовых отношениях с совместителями.
Заключайте отдельный трудовой договор о работе по совместительству с работниками, работающими в вашей организации по основному месту работы
Часть вторая статьи 21 Кодекса законов о труде Украины (КЗоТ) устанавливает, что лицо имеет право реализовать свои способности к продуктивному и творческому труду путем заключения трудового договора на одном или одновременно на нескольких предприятиях, в учреждениях, организациях.
Совместительство — работник выполняет, кроме основной, иную оплачиваемую работу на условиях трудового договора в свободное от основной работы время на том же или ином предприятии, в учреждении, организации или у работодателя - физического лица (ч. 1 ст. 102-1 КЗоТ).
Таким образом, при оформлении совместительства с работником следует заключать отдельный трудовой договор, даже если лицо будет работать по совместительству в той же организации, которая является для нее основным местом работы.
Трудовой договор о работе по совместительству (как внешним, так и внутренним) заключают в соответствии с теми же нормами законодательства, что и при приеме на основное место работы. В частности, в случаях, предусмотренных законодательством, при приеме на работу по совместительству можно заключать срочный трудовой договор (контракт), устанавливать испытание. Так же на совместителей распространяются требования о прохождении при необходимости предварительного медицинского осмотра.
При заключении трудового договора о работе по внутреннему совместительству между работодателем и работником должны быть согласованы все основные условия такого договора: система, размер и порядок оплаты труда, продолжительность рабочего времени, график работы, установление испытания и его продолжительность, форма трудоустройства (по совместительству), наличие полной материальной ответственности по должности по совместительству и тому подобное.
Индивидуальный график работы внутреннему совместителю также может быть установлено в случае, когда график его работы по основному месту работы не дает возможности работать по совместительству по графику работы, который определен ПВТР или графиками сменности для работников данной категории.
Неполный рабочий день продолжительностью 2 часа с режимом работы с 6:00 до 8:00 с понедельника по пятницу можна установить дворнику — внутреннему совместителю, который работает в этой же организации (любой формы собственности) по основной должности по пятидневной рабочей неделе с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00 (перерыв с 13:00 до 14:00) с выходными днями в субботу и воскресенье.
Совместители могут работать на условиях полной занятости. Полное рабочее время (по скользящему графику: по 12 часов «ночь/через две» с 20:00 до 8:00, в случае, если изменение приходится на субботу, воскресенье, праздничный или нерабочий день — продолжительность смены 24 часа, с 8:00 до 8:00) может быть установлено стражу — внутреннему совместителю, который в этой же организации негосударственной (не коммунальной) формы собственности работает по основному месту работы полное рабочее время по пятидневной рабочей неделе с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00 (перерыв с 13:00 до 14:00) с выходными днями в субботу и воскресенье.
Напомним, что согласно статье 24 КЗоТ трудовой договор может быть заключен как в письменной, так и в устной форме, кроме случаев, когда в мирное время соблюдение письменной формы является обязательным.В период действия военного положения стороны с согласия определяют форму трудового договора (ч. 1 ст. 2 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-IX). Так что в период военного положения можете не заключать письменный трудовой договор с любым работником-совместителем.
У матеріалі — зразок трудового договору, який враховує вимоги законодавства про захист персональних даних, обмін документами засобами електронного зв’язку без кваліфікованого електронного підпису. Також стане у пригоді взірець обов’язкового повідомлення про умови трудового договору, який пропонуємо оформити як невід’ємну частину договору.
В письменной форме трудового договора именно в тексте трудового договора следует определить продолжительность рабочего времени, график работы (или указать конкретную продолжительность рабочего дня/смены, перерывы и часы их начала и окончания, или сослаться на правила внутреннего трудового распорядка). В устной форме трудового договора указанная информация должна быть указана в заявлении о принятии на работу.
ПРАВИЛО 2
Издавайте отдельный приказ о принятии на работу по внутреннему совместительству
продолжительность рабочего времени (полный/неполный);
режим и график работы;
система оплаты труда (почасовая/сдельная);
размер должностного оклада (часовая тарифная ставка);
особенности оплаты труда (пропорционально отработанному времени, за фактически выполненную работу и т.п.);
наличие и размер доплат, надбавок;
наличие полной материальной ответственности и тому подобное.
С приказом о приеме на работу на условиях внутреннего совместительства работника следует ознакомить под личную подпись.
ПРАВИЛО 3
Оформляйте для внутреннего совместителя полный комплект кадровой учетной документации
Поскольку работа по внутреннему совместительству является работой по отдельным трудовым договором, то при приеме на работу по совместительству для работника следует оформить отдельный полный комплект учетной документации.
Личная карточка внутреннего совместителя
Прежде всего, на совместителя в обязательном порядке оформляют основной учетный документ — личную карточку работника (типовая форма № П-2, утвержденная приказом Госкомстата и Минобороны Украины от 25.12.2009 № 495/656, введена в действие с 01.01.2010) .
Порядок оформления личной карточки для совместителя имеет определенные особенности по сравнению с личной карточкой основного работника.
Например, графу 8 личной карточки «Дата и причина увольнения (с последнего места работы)» заполнить невозможно, поскольку на дату принятия на работу по совместительству работник с «последнего» (основного) места не зарегистрировано уволен. Также невозможно заполнить графу 6 «Последнее место работы; должность (профессия)», поскольку основное место работы является не последним, а настоящим. Поэтому советуем в графе 6 указывать вашу организацию следующим образом: «Основное место работы: название организации».
В личной карточке фиксируется и информация относительно имеющегося страхового стажа (графа 7). Практическое значение для нас с вами имеет страховой стаж для назначения пособия по временной потере трудоспособности, поэтому в графе 7 личной карточки советуем отметить продолжительность соответствующего страхового стажа.
На основании трудовой книжки можно определить стаж работы совместителя, дающий право на надбавку за выслугу лет.
Олександр Денисенко член Центральної експертно-перевірної та Нормативно-методичної комісій Державної архівної служби України, Київ
Виконайте вісім кроків, щоб передати до архіву особові картки П-2. Адже відділ кадрів щороку готує до архівного зберігання особові картки звільнених працівників після того, як закінчився строк їх зберігання в поточному діловодстві.
Если на работника не ведете личное дело по основной должности, после принятия на другую должность на условиях внутреннего совместительства, оформите для совместителя личное дело (ст. 495 Перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минюста Украины от 12.04.2012 № 578/5). Если же ведете личное дело по основному месту работы, добавьте к нему документы по заключенному трудовому договору по совместительству.
В личное дело совместителя следует включить карточки учета (работник заполняет личный листок по учету кадров, кадровик — внутренний описание документов личного дела и дополнения к личному листку по учету кадров), копию приказа при принятии на условиях внутреннего совместительства). В дальнейшем в личное дело совместителя приобщают копии приказов о переводе или перемещения (имеющих место в рамках трудового договора, заключенного о работе по совместительству), освобождение от должности по совместительству.
Личное дело, оформленное на совместителя, сохраняют 75 лет после увольнения с работы по совместительству. Документы, являющиеся основаниями для издания приказов по кадровым вопросам (копии дипломов, заявления, разрешения и т.д.), хранятся 3 года.
ПРАВИЛО 4
Оформляйте внутреннего совместителя с условиями трудового договора, должностной (рабочей) инструкцией, проводите инструктаж по охране труда и противопожарной безопасности
До начала работы работодатель обязан в согласованный с работником способ проинформировать работника о:
1) месте работы (информация о работодателе, в том числе его местонахождение), трудовую функцию, которую обязан выполнять работник (должность и перечень должностных обязанностей), дату начала выполнения работы;
2) определенное рабочее место, обеспечение необходимыми для работы средствами;
3) права и обязанности, условия труда;
4) наличие на рабочем месте опасных и вредных производственных факторов, которые еще не устранены, и возможные последствия их влияния на здоровье, а также о праве на льготы и компенсации за работу в таких условиях в соответствии с законодательством и коллективным договором — под подпись;
5) правила внутреннего трудового распорядка или условия установления режима работы, продолжительность рабочего времени и отдыха, а также о положении коллективного договора (при его заключении);
6) прохождение инструктажа по охране труда, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране;
7) организацию профессионального обучения работников (если такое обучение предусмотрено);
9) процедуру и установленные КЗоТ сроки предупреждения о прекращении трудового договора, которых должны соблюдать работник и работодатель (ч. 1 ст. 29 КЗоТ).
Положения указанной статьи в полной мере распространяются и на внутренних совместителей, ведь с ними заключается отдельный трудовой договор и, как правило, по другой должности (профессии), так и условия труда у работника будут другими.
Составьте отдельное уведомление об условиях трудового договора и ознакомьте с ним работника. Так будете подтверждение, что выполнили эту норму КЗоТ.
Соответственно, содержание инструктажей по охране труда и противопожарной охраны может существенно отличаться от ранее полученных инструктажей. И другими будут трудовые обязанности, ответственность, права, льготы и компенсации, поэтому при повторном ознакомлении с коллективным договором и ПВТР работник должен обратить внимание на положение указанных документов, касающихся другой должности (профессии).
ПРАВИЛО 5
Если в должности по совместительству работник будет иметь доступ к персональным данным других лиц, не забывайте получить от него обязательство о неразглашении персональных данных
Использование персональных данных работниками субъектов отношений, связанных с персональными данными, должно осуществляться только в соответствии с их профессиональных или служебных или трудовых обязанности (ч. 3 ст. 10 Закона Украины «О защите персональных данных» от 01.06.2010 № 2297-VI). Эти работники обязаны не допускать разглашения в любой способ персональных данных, которые им было доверено или которые стали известны в связи с исполнением профессиональных или служебных или трудовых обязанностей. Такое обязательство действующее после прекращения ими деятельности, связанной с персональными данными, кроме случаев, установленных законом.
На практике работники, деятельность которых связана с обработкой персональных данных других лиц, подписывают письменное обязательство о неразглашении персональных данных. Если по основной должности работник предоставил обязательства по неразглашению персональных данных других лиц, при этом по должности, которую работник будет занимать при этих условиях внутреннего совместительства, он также будет иметь доступ к персональным данным, предоставлять повторное обязательства не требуется.
Однако, в случае если по основной должности работник не имел доступа к персональным данным, а как совместитель он будет обрабатывать такие данные, конечно, обязательства по неразглашению необходимо.
ПРАВИЛО 6
Ведите учет рабочего времени отдельно по каждой должности (по основному месту работы и по совместительству)
Поскольку работа по совместительству и по основной должности осуществляется по разным графикам работы, то и учет рабочего времени ведите отдельно по каждой должности (профессии) в соответствии с установленными графиками. То есть, графики работы по каждому месту работы следует составлять таким образом, чтобы были соблюдены продолжительность рабочего времени, установленную каждым трудовым договором отдельно, и рабочее время (день/смена) не совпадали.
Работник обязан работать по установленным графикам. А работодатель обязан вести учет использования работником рабочего времени за каждым рабочим местом отдельно.
Учет использования рабочего времени ведут по типовой форме № П-5 «Табель учета использования рабочего времени», утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 05.12.2008 № 489.
В табеле учета использования рабочего времени работодатель должен отражать часы, фактически отработанные работником в соответствии с установленным графиком работы (в т. ч. в ночное время), часы, отработанные сверх нормы (сверхурочная работа, работа в выходные и нерабочие праздничные дни), дни отсутствия на работе (отпуск, болезнь, выполнение общественных обязанностей, прогулы и т.п.).
В случае если работодатель оформляет один табель на всех работников, или в случае, если табели составляют отдельно по структурным подразделениям, а оба рабочие места (основное и по совместительству) у работника в одном подразделении, то в табеле его фамилия отражают дважды (в двух строках ) с указанием каждого рабочего места (должности/профессии).
ПРАВИЛО 7
Оформляйте служебную командировку работнику за тем местом работы, по которому он будет выполнять служебное задание в командировке
Что такое командировка, КЗоТ не определяет. Общепринятое определение базируется на термине из Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 № 59 (далее — Инструкция № 59).
Служебная командировка — поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь командировки с основной деятельностью предприятия).
Хотя действие Инструкции № 59 распространяется только на органы государственной власти, предприятия, учреждения и организации, содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, приведенное в Инструкции № 59 определение термина «служебную командировку» целесообразно применять для организаций всех форм собственности, поскольку иного нормативного акта, который содержал бы соответствующее определение, нет.
Поскольку во время командировки работник должен выполнять именно служебное поручение, то оно должно быть связанным с выполнением обязанностей по его должности. Впрочем, может сложиться ситуация, когда в командировке следует выполнить поручение по нескольким должностям, на двух из которых работает один работник (по основному месту и по внутреннему совместительству).
В первом случае в командировку следует направить работника по одной должности, а во втором — по обоим. То есть, в первом случае выдаете приказ о направлении работника в командировку, работнику выдаете задание на командировку по одному из мест работы (по основному или по совместительству). Во втором случае выдаете два приказа о командировке и два задания на командировку.
Предусматривайте в графике отпуска как по основной должности, так и по должности, которую работник занимает на условиях внутреннего совместительства; предоставляйте работнику все причитающиеся ему отпуска по каждой должности
Право на отпуск имеют лица, находящиеся в трудовых отношениях с организациями независимо от форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности, а также работают по трудовому договору у физического лица (ст. 2 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 № 504/96-ВР; далее — Закон об отпусках).
Поскольку внутренний совместитель находится в трудовых отношениях с работодателем «дважды», то есть по двум трудовым договорам, то и право на отпуска он по обоим местам работы.
Порядок предоставления работникам ежегодных отпусков определяет статья 10 Закона об отпусках.
Право работника на ежегодные основной и дополнительные отпуска полной продолжительности в первый год работы по истечении шести месяцев непрерывной работы в организации. В случае предоставления работнику указанных ежегодных отпусков до истечения шестимесячного срока непрерывной работы их продолжительность определяется пропорционально отработанному времени (ч. 5 і 6 ст. 10 Закона об отпусках).
Очередность предоставления отпусков определяется графиками, которые утверждаются собственником или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом, и доводится до сведения всех работников. При составлении графиков учитываются интересы производства, личные интересы работников и возможности для их отдыха (ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках).
Однако порядок предоставления ежегодных отпусков совместителям, в частности внутренним, имеет особенности.
Ежегодные отпуска полной продолжительности до наступления шестимесячного срока непрерывной работы в первый год работы в организации по желанию работника предоставляются совместителям — одновременно с отпуском по основному месту работы (п. 6 ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках).
Также совместитель имеет право на отпуск без сохранения заработной платы, по его желанию должна быть предоставлена в обязательном порядке на срок до окончания отпуска по основному месту работы (п. 14 ст. 25 Закона об отпусках).
Оформте за зразками поділ, перенесення чи продовження щорічної відпустки в разі тимчасової непрацездатності працівника, виконання ним громадських обов’язків, збігу відпусток та з ініціативи роботодавця.
Таким образом, с графиком отпусков включаем работника по обоим местам работы: по основной должности и по должности по совместительству.
Отпуска всех видов должны предоставляться работникам независимо от формы трудоустройства в случае, если работник имеет на них право по условиям трудового договора (по основному месту работы и по совместительству) или по социальному статусу: и ежегодные отпуска (основной и дополнительные), и отпуска связанные с обучением, и социальные отпуска и тому подобное.
Однако в некоторых случаях оплата отпусков совместителей имеет определенные особенности.
Так, статья 217 КЗоТ предусмотривает, что за время дополнительных отпусков в связи с обучением средняя заработная плата сохраняется за работниками только по основному месту работы.
При этом, согласно пункту 5 Порядка использования средств государственного бюджета для выполнения программ, связанных с социальной защитой граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 20.09.2005 № 936 (далее — Порядок № 936), выплата компенсаций и помощи определенных видов, предусмотренных Законом № 796, проводится по месту основной работы (службы) граждан организациями и физическими лицами - субъектами предпринимательской деятельности без образования юридического лица, и военными частям.
За счет средств организаций, предназначенных на оплату труда, или за счет средств физического лица, у которого работают по трудовому договору работники, осуществляются расходы только на оплату отпусков, предусмотренных Законом об отпусках (ч. 1 ст. 23 Закона об отпусках).
Поскольку «чернобыльский» отпуск Законом об отпусках не предусмотрена, а ее оплата для работников-совместителей не предусмотрена Порядком № 936, то за время такого отпуска совместителям заработок не сохраняется.
ПРАВИЛО 9
Совместителям оплачивают только первые 5 дней временной нетрудоспособности, которые должны быть оплачены за счет работодателя
Работодатель оплачивает совместителю первые пять дней больничного. Относительно других дней временной нетрудоспособности, оплачиваемых за счет ПФУ, принимает решение не назначать пособие по временной нетрудоспособности, если больничный оплатили по основному месту работы.
В случае временной нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве, а также временной нетрудоспособности на период реабилитации вследствие заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве, первые пять дней временной нетрудоспособности в порядке, установленном КМУ (ч. 2 ст. 15 Закона №1105).
Оплачивают дни временной нетрудоспособности по основному месту работы застрахованного лица и по месту работы по совместительству в форме материального обеспечения, полностью или частично компенсирующего потерю зарплаты (дохода) (п. 2 Порядка оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве, за счет средств работодателя, утвержденного постановлением КМУ от 26.06.2015 № 440).
ПРАВИЛО 10
Оформляйте увольнение работника отдельно по каждому месту работы
Поскольку трудовые договоры по основному месту работы и по совместительству являются самостоятельными трудовыми договорами и заключаются отдельно, то и пресекать такие трудовые договоры следует отдельно при наличии законных оснований.
Основания для прекращения трудовых договоров, как по основному месту работы, так и по совместительству, предусмотренные статьями 36, 38, 39, 40, 41, 45 КЗоТ.
Увольнение работника по основной работы и с работы по внутреннему совместительству может происходить как одновременно, так и в разное время, как по одинаковым основаниям, так и по разным.
Работник решил прекратить работу по совместительству, при этом желает продолжать работать по должности, которая является для него основной. В таком случае он подает заявление об увольнении по собственному желанию с работы по совместительству. Работодатель издает приказ об увольнении на основании статьи 38 КЗоТ. После освобождения с работы по совместительству работник продолжает работать по основной должности.
Так же работник может найти себе другую основную работу и уволиться с вашей организации, продолжая работать в ней на условиях совместительства. Но в этом случае оно уже, конечно, не будет считаться внутренним.
При одновременном увольнении от основной должности и должности по совместительству работник может выбрать различные основания увольнения. В приказе об увольнении укажите об увольнении по каждому трудовому договору отдельным пунктом.
Выплачивайте при увольнении компенсацию за неиспользованные отпуска (отсчитывайте по зарплате средства за неотработанный ежегодный отпуск) по каждому месту работы отдельно
В случае увольнения работника ему выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные им дни ежегодного отпуска, а также дополнительного отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка - лицо с инвалидностью с детства подгруппы А I группы (ч. 1 ст. 24 Закона об отпусках). В случае увольнения работника до окончания рабочего года, за который он уже получил отпуск полной продолжительности, для покрытия его задолженности работодатель производит отчисления с заработной платы за дни отпуска, предоставленные в счет неотработанной части рабочего года (ч. 1 ст. 22 Закона об отпусках).
Часть вторая статьи 22 Закона об отпусках определяет, по каким основаниям увольнения такие удержания не производятся, а часть третья этой статьи добавляет в перечень и случай прекращения трудового договора в случае смерти работника.
Закон об отпусках не предусматривает никаких особенностей компенсации неиспользованного ежегодного отпуска и отпуска работникам, имеющим детей (удержаний из заработной платы за дни неотработанной ежегодного отпуска) для совместителей.
Следовательно, при увольнении внутреннего совместителя работодатель обязан выплатить ему компенсацию за неиспользованный им ежегодный отпуск, а также дополнительный отпуск работникам, имеющим детей, или отчислить из заработной платы средства за дни ежегодного отпуска, предоставленные в счет неотработанной части рабочего года в порядке, определенном Законом об отпусках.
В случае одновременного увольнения работника с основного места работы и с работы по внутреннему совместительству, работодатель должен провести соответствующие расчеты по каждому месту работы и выплатить компенсацию (или отчислить средства) по каждому из них.
Работу по совместительству, которая оформлена в установленном порядке, в трудовой книжке указываем отдельной строкой.
Поскольку запись о работе по совместительству должна вноситься «отдельной строкой» (а не «строк»), такая запись можно внести только после увольнения работника, ведь в одной строке (предложении) необходимо зафиксировать сведения и о дате принятия, и о дате увольнения работника с работы по совместительству. Как основание внесения записи в трудовую книжку отметьте приказы о приеме на работу по совместительству и об увольнении с работы по совместительству.
ПРАВИЛО 13
Отличайте внутреннее совместительство от совмещения профессий (должностей)
Совмещение предусматривает выполнение работником наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) в течение установленной законодательно продолжительности рабочего дня (рабочей смены) (инструкция Госкомтруда СССР, Министерства финансов СССР и ВЦСПС от 14.05.1982 № 53- ВЛ, ст. 105 КЗоТ). Как правило, совмещение профессий (должностей) разрешается в пределах категории персонала, к которой принадлежит работник (рабочие, инженерно-технические работники и т.д.).
Совмещение устанавливают приказом о введении совмещения. За совмещение профессий устанавиливают доплату (ст. 105 КЗоТ).
Совмещение профессий (должностей) основывается на том, что совмещаемой должность есть в штатном расписании предприятия, но остается вакантной. По должности образуется экономия фонда заработной платы, за счет которой и устанавливают доплату. При отсутствии вакансии установить доплату за совмещение невозможно. Доплата за совмещение вакантной должности можно установить одному работнику, или же распределить между несколькими работниками в зависимости от объема дополнительно выполняемых работ.
